22 Dinge, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie in einem CRM benötigen

von | CRM

Der Fachartikel wurde zuletzt aktualisiert am 14. Juni 2021 von Robert Beckmann

Eine Checkliste mitzubringen, wenn man sich nach einem CRM umsieht, ist eine gute Idee, aber nicht, wenn die Checkliste zu kurz und vage ist. Der Teufel steckt, wie man so schön sagt, im Detail. Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Liste mit wichtigen Funktionen zusammengestellt, auf die Sie bei einem CRM-System achten sollten.

Das Fundament eines jeden Unternehmens sind seine Kunden. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie keine Kunden haben, dann haben Sie auch kein Geschäft.

Nun sollte man meinen, dass die Auswahl eines Systems zur Verwaltung dieser Kunden eine der wichtigsten Aktivitäten sein sollte, die ein Unternehmen unternehmen kann. Jede Woche erhalten wir jedoch die gleiche grundlegende „Anforderungsliste“ von Unternehmen, die CRM-Lösungen evaluieren.

Leider hilft Ihnen eine Checkliste mit nur zehn oder so Punkten nicht dabei, das perfekte CRM für Ihre Bedürfnisse zu finden. Sie ist zu einfach, zu vage und gibt Ihnen keinen guten Überblick über kritische Systemfunktionen wie Navigation und Anpassungsfähigkeit. Was Unternehmen nicht erkennen, bis es zu spät ist, ist, dass es die klitzekleinen Details sind, die über Erfolg oder Misserfolg Ihrer CRM-Implementierung entscheiden werden.

Wie Sie sehen werden, steckt der Teufel wirklich im Detail.

Alles-in-einem-System

Kein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sollte jemals eine Insel sein. Ein All-in-One-CRM-System ermöglicht Ihrem gesamten Team eine übergreifende Zusammenarbeit bei Aktivitäten wie Support-Tickets, Projekten, Rechnungen, Vertriebskontakten und mehr. Die meisten CRMs konzentrieren sich jedoch nur auf einen Aspekt Ihres Unternehmens.

  • Können Sie verschiedene Aktivitäten wie Vertrieb, Kontaktmanagement, Projekte, Rechnungsstellung, Kundensupport und mehr innerhalb einer einzigen Plattform verwalten?
  • Befinden sich alle Ihre Kundeninformationen, Mitarbeiteraktivitäten und Geschäftsdaten in einem System, anstatt über mehrere verschiedene Anwendungen verteilt zu sein?
  • Kann jedes Objekt oder jede Aktivität mit jedem anderen Objekt oder jeder anderen Aktivität verknüpft werden, ohne auf die Integration oder Entwicklung durch Dritte angewiesen zu sein?

Navigation

Die Navigation ist die Art und Weise, wie Sie sich durch die verschiedenen Bereiche eines CRMs arbeiten. Die Navigation muss intuitiv sein und schnell das finden, wonach Sie suchen.

  • Können Sie wichtige Elemente in einem Bookmark oder einer Favoritenliste speichern, um später schnell darauf zugreifen zu können?
  • Gibt es eine Breadcrumb-Navigation, die Ihnen hilft, den Überblick zu behalten, wo Sie sich innerhalb einer Aktivität befinden? Können Sie innerhalb eines komplexen Verkaufs oder Projekts schnell mehrere Ebenen nach oben oder unten springen?
  • Sind die letzten Seiten und Aktivitätslisten leicht zugänglich, so dass die Arbeit, die Sie gerade tun, nie weit weg ist?

Kooperationen und Diskussionen

Ein textbasierter Chat ist unverzichtbar, um schnell Informationen über eine Aktivität auszutauschen, ohne dass Sie eine E-Mail hin- und herschicken oder gar zum Telefon greifen müssen. Sie möchten in der Lage sein, diese beiläufigen Unterhaltungen mit einem Kontakt, einem Projekt, einem Vertriebs-Lead oder einem Support-Fall zu speichern, damit sie in der Zukunft verfügbar sind.

  • Hilft das System dabei, klare Kommunikationslinien zwischen den Teammitgliedern durch Online-Diskussionen mit Threads zu schaffen? Können Sie jedes Projekt, jeden Sales Lead, jeden Supportfall oder sogar einen schwierigen Kunden als Ausgangspunkt für diese Diskussionen verwenden?
  • Können Sie Kommentare und Vorschläge, die in einer Diskussion am wichtigsten sind, mit einer höheren Bewertung versehen?
  • Gibt es eine Anfrage-Funktion, um sicherzustellen, dass die Person, von der Sie Antworten benötigen, sofort um eine Antwort gebeten wird?

E-Mail-Integration

Die E-Mail wird nicht so bald sterben. E-Mail-Integration bedeutet, dass die wichtigen E-Mails, die Sie erhalten, einfach und leicht an das CRM gesendet und an eine Aktivität angehängt und mit Ihrem Team geteilt werden können.

  • Können Sie mit jeder E-Mail, die Sie erhalten, einen Verkaufs-Lead erstellen, ein Projekt oder eine Aufgabe aktualisieren oder ein Support-Ticket zuweisen, ohne Ihren E-Mail-Client verlassen zu müssen?
  • Erlaubt das System die Erfassung eines Stundenzettels direkt aus Ihrem E-Mail-Client heraus?
  • Können Sie E-Mails als neue Notizen und Details an einen Kontaktdatensatz anhängen?

Webformulare auf Steroiden

Webformulare ermöglichen es Ihnen, Ihre Website oder Ihr Kundenportal in eine Anlaufstelle für Ihre Kunden zu verwandeln. Webformular-Eingaben können automatisch in alles verwandelt werden, von Kontakten und Leads bis hin zu Support-Tickets.

  • Gibt es eine Möglichkeit für Sie, Ihre Kontaktdatenbank automatisch anhand der über Webformulare übermittelten Informationen aufzubauen?
  • Kann das System Webformulardaten sofort in Kontakte und Supportfälle umwandeln?
  • Sind die Webformulare des Systems so anpassbar, dass Sie alle Informationen erfassen können, die Sie Ihren Kunden übermitteln möchten?

Selbstbedienungs-Kundenportal

Ein kundenorientiertes Kundenportal ermöglicht Ihren Kunden eine Vogelperspektive auf die Projekte, Rechnungen und Support-Tickets, die mit ihnen verbunden sind. Sie können auch eine Sammlung von spezialisierten Knowledge-Base-Artikeln für bestimmte Kunden beherbergen.

  • Gibt es ein Kundenportal, über das Ihre Kunden Projekte, Aufgaben und Support-Tickets sowie bezahlte und unbezahlte Rechnungen einsehen können, ohne sich an Ihr Front Office wenden zu müssen?
  • Kann das Kundenportal von Ihren Kunden genutzt werden, um ausstehende Rechnungen zu bezahlen?
  • Verfügt das Kundenportal über genügend Anpassungsmöglichkeiten, um es mit dem allgemeinen Branding Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen?
  • Gibt es eine Möglichkeit, das Kundenportal als Kollaborationstool zwischen Ihnen und dem Kunden zu nutzen?

Ermächtigungen

Mit Berechtigungen haben Sie die vollständige Kontrolle darüber, wer auf welche Daten Zugriff hat. Das Vertriebsteam kann z. B. die Finanzdaten von Kunden einsehen, aber nur das Finanzteam kann Änderungen vornehmen.

  • Können die Benutzerberechtigungen des Systems individuell, nach Arbeitsgruppen oder nach Rollen festgelegt werden?
  • Bietet das System Ihnen die volle Kontrolle über den Zugriff auf jedes Projekt, jede Aktivität, jedes Modul oder jede Information darin?
  • Ist es möglich, einzuschränken, wer private Leads, bestimmte Projekte und andere relevante Daten anzeigen und/oder ändern kann?

Zeitverfolgung

Mit Stundenzetteln können Sie die tatsächlich geleistete Arbeit von Teammitgliedern und Auftragnehmern nachverfolgen.

  • Können Sie Zeiterfassungsbögen an Projekte anhängen, um sicherzustellen, dass jeder die Stunden einbringt?
  • Ist es möglich, Projektbudgets einfacher zu kalkulieren, indem man sie mit Stundenzetteln verknüpft?
  • Wie schnell können Ihre Mitarbeiter einen neuen Zeiterfassungseintrag erstellen? Gibt es eine mobile App oder ein Desktop-Widget, mit dem die Zeiteingabe schneller geht?

Bestimmte Felder

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Benutzern, spezielle Informationen hinzuzufügen, die nicht von den Standardfeldern des Systems abgedeckt werden.

  • Welche Art von Informationen können Sie mit dem System erfassen? Sind Sie in der Lage, Felder für jede Art von Informationen hinzuzufügen, egal wie nischenhaft oder esoterisch sie sind?
  • Sind Sie in der Lage, die Nutzbarkeit und den Umfang der Informationen in den eingebauten Modulen des Systems zu erweitern?
  • Sind die in das System eingegebenen Daten standardisiert?
  • Wie gut können die einzelnen Module des Systems mit zukünftigen Erweiterungen / Service- und Produktangeboten umgehen?

Kundenspezifische Vertriebsprozesse und -stufen

Nicht jedes Unternehmen folgt den gleichen Verkaufsprozessen und -phasen. Dies ermöglicht es den Benutzern, das System speziell auf die Geschäftsprozesse zuzuschneiden, denen das Unternehmen folgt.

  • Bindet das System Sie an einige wenige Standard-Vertriebsprozesse oder erlaubt es Ihnen, Prozesse zu erstellen, die auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen zugeschnitten sind?
  • Können Sie spezifische Prozesse für verschiedene Teams in Ihrem Unternehmen oder sogar für Teams in verschiedenen Regionen festlegen?
  • Ist das System in der Lage, mit den sich entwickelnden Vertriebsprozessen Ihres Unternehmens Schritt zu halten?

Projektvorlagen

Vorlagen beschleunigen die Umsetzung von Projekten, die das Unternehmen häufig durchführt. Vorlagen sollten auch weiter anpassbar sein, um spezielle Kundenwünsche zu erfüllen.

  • Verfügt das System über eine Möglichkeit, Projekte mithilfe von Vorlagen schneller zu verwalten und bereitzustellen?
  • Wie schnell können Benutzer neue Projekte erstellen? Hilft Ihnen das System, die Zeit für die Erstellung dieser neuen Projekte zu verkürzen?

Kundenspezifische Projekte

Mit benutzerdefinierten Projekten können Benutzer sehr spezielle Projekte und Aufgaben erstellen, die speziell auf Kunden, Produkte oder Dienstleistungen zugeschnitten sind. Sie sollten in der Lage sein, sowohl wiederkehrende als auch einmalige Projekte zu bearbeiten.

  • Gibt Ihnen das System die volle Kontrolle über jeden Aspekt eines bestimmten Projekts?
  • Sind Sie in der Lage, jedes einzelne Projekt vollständig zu verwalten, wenn Sie das möchten, indem Sie Unterprojekte, Aufgaben, Zeiterfassungsbögen und Fertigstellungsstufen hinzufügen und verwalten können?
  • Können Sie eine fast unendliche Anzahl von Unterprojekten und Aufgaben hinzufügen?

Mehrere Projektansichten

Mehrere Möglichkeiten zur Ansicht von Projekten ermöglichen es verschiedenen Benutzern, relevante Informationen leicht zu finden. Zusätzliche Sortier- und Filteroptionen machen die Daten noch einfacher zu finden.

  • Wie werden die Projektdaten vom System dargestellt? Lässt es Sie schnell und einfach zwischen verschiedenen Ansichten wechseln?
  • Helfen Ihnen die verschiedenen Projektansichten des Systems, die benötigten Informationen schneller und effizienter zu finden?
  • Gibt es verschiedene Möglichkeiten, Informationen zu sortieren und zu filtern? Können Sie Aktivitäten nach Priorität, Fortschritt, Budget usw. sortieren?

Fortschrittsverfolgung in Echtzeit

Dank der Fortschrittsverfolgung in Echtzeit muss das Management keine Fortschrittsaktualisierungen mehr von Projektmanagern und anderen Teammitgliedern erhalten. Stattdessen können sie den Projektfortschritt über das System in Echtzeit einsehen, wann immer sie wollen.

  • Gibt es eine Seite, auf der Sie den Status der Projekte des Unternehmens aus der Vogelperspektive sehen können, ohne jedes einzelne Projekt prüfen zu müssen?
  • Erlaubt Ihnen das System, tief in Teilprojekte und Teilaufgaben einzutauchen und deren Status zu überprüfen?
  • Wie viel Zeit verschwenden Sie mit Fortschrittsberichtsbesprechungen? Hilft das System dabei, diese zu reduzieren und ermöglicht es Ihnen, diese kostbare Arbeitszeit für produktivere Unternehmensaufgaben zu verwenden?

Automatische Berichte

Automatisch erstellte Berichte machen die mühsame Erstellung und Zusammenstellung von Berichten per Hand überflüssig.

  • Können alle Daten, die Sie in das System eingeben, verwendet werden, um eine Reihe von detaillierten Berichten zu erstellen?
  • Ist das System in der Lage, automatisch Berichte zu erstellen, die von Finanzdaten und Stundenzetteln bis hin zum Projektfortschritt und mehr reichen?
  • Können die Berichte des Systems mit Lesezeichen versehen werden, so dass Sie von überall im System schnell auf wichtige Berichte zugreifen können?

Arbeitsgruppen und Rollen

Die Aufteilung der Teammitglieder in Arbeitsgruppen und Rollen macht die Zuweisung von Aufgaben und die Weitergabe von Informationen schneller und einfacher.

  • Erlaubt das System die Zuweisung von Aufgaben oder Projekten an ein Team, anstatt Sie zu zwingen, jedes Mal dieselbe Gruppe von einzelnen Mitarbeitern auszuwählen?
  • Können Sie das System nutzen, um Kontakte mit einer Arbeitsgruppe zu teilen?
  • Ist es möglich, Zugriffsrechte nach Arbeitsgruppen und Rollen statt nach einzelnen Benutzern festzulegen?

Social-Media-Integration

Die Aktualisierung von Kontaktdaten kann durch die Integration der Social-Media-Profile von Kunden und Kontakten in das System beschleunigt werden. Sie können auch dazu dienen, zusätzlichen Einblick in Kontakte und Leads zu erhalten.

  • Erlaubt Ihnen das System, aktualisierte Kontaktinformationen zu erhalten, indem Sie die Social-Media-Profile Ihrer Kunden verknüpfen?
  • Können Sie Ihre Kontakte nach deren Social-Media-Profilen filtern?

Kontaktsynchronisierung

Die Kontaktsynchronisierung macht die Übertragung von Kontaktdaten zwischen zwei getrennten Anwendungen schneller und müheloser.

  • Sind Ihre personengebundenen Kontakte über zwei oder mehr Apps zugänglich, so dass Sie auch dann Zugriff haben, wenn Sie das Hauptsystem selbst nicht nutzen können? Verfügt das System über eigene mobile Apps für iOS und Android?
  • Dient die Synchronisierungsfunktion des Systems als Backup-System, so dass ein versehentliches Löschen eines Kontakts in einem System diesen nicht in dem anderen System löscht?
  • Werden Aktualisierungen von Kontakten, die in einem System vorgenommen wurden, automatisch in das andere System übertragen?
  • Werden frühere Versionen eines Kontakts als Backups aufbewahrt, so dass Sie fehlerhafte Aktualisierungen von Kontaktdetails leicht beheben können, indem Sie zu früheren Versionen zurückkehren?

Abhängigkeiten und Auslöser

Abhängigkeiten und Auslöser ermöglichen ein weiteres Mikromanagement von Projekten, indem bestimmte Aufgaben so eingestellt werden, dass sie erst dann ausgelöst werden, wenn frühere Aufgaben und Teilprojekte abgeschlossen sind.

  • Können Sie mit dem System Anforderungen für bestimmte Projektphasen festlegen, z. B. das Einholen von Genehmigungen, die Fertigstellung von Berichten usw.?
  • Können Sie es so einstellen, dass eine Aufgabe, die Abhängigkeiten zu einer früheren Aufgabe hat, erst dann beginnt, wenn die Aufgabe vor ihr abgeschlossen ist?
  • Erlaubt Ihnen das System, Ihre To-Do-Liste übersichtlich zu halten, indem Sie sicherstellen, dass sie nur die Aufgaben enthält, an denen Sie gerade arbeiten müssen?

Gespeicherte Filter

Durch das Speichern von Filter- und Suchparametern können Benutzer schnell nur die Informationen sehen, die sie gerade benötigen. Jedes Systemmodul kann so angepasst werden, dass es das anzeigt, was der Benutzer sehen will oder muss.

  • Wie flexibel sind die Filterfunktionen des Systems? Können Sie aktive Aufgaben sehen, die nur Ihnen zugewiesen sind, und diese weiter in Aufgaben filtern, die in einen bestimmten Datumsbereich fallen?
  • Erlaubt das System das Speichern von Filterparametern, damit Sie mit einem einzigen Klick auf die am häufigsten benötigten Ergebnisse zugreifen können?
  • Sind Suchfilter für jedes Modul verwendbar – Kontakte, Leads, Aktivitätsverlauf, Projekte, Kommunikationsprotokolle und sogar Dateien und Anhänge?

SmartViews

Mit SmartViews können Benutzer Suchparameter und Tags weiter verfeinern, um einfach nach bestimmten Informationen zu suchen und darauf zuzugreifen.

  • Erlaubt Ihnen das System, benutzerdefinierte Suchen durch alle Ihre Daten zu verwenden und zu speichern und mit einem einzigen Klick darauf zuzugreifen?
  • Können Sie schnell eine Liste von Elementen sehen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen (Standort, aktuelle Aufgaben, etc.)?
  • Unterstützt das System benutzerdefinierte Tags für eine schnellere Suche und verbesserte Filterung und Sortierung?
  • Gibt es eine Möglichkeit für Sie, komplexe Marketinglisten zu erstellen, indem Sie Kontakte durch granulare Variablen filtern?

Aktivitätsverlauf

Die Aktivitätshistorie ist eine laufende Aufzeichnung der Beziehungen, die Sie mit Ihren Kontakten haben – von der allerersten E-Mail, die Sie ihnen geschickt haben, bis zum letzten Support-Ticket, das sie eingereicht haben – die Ihnen einen Überblick über den gesamten Kundenlebenszyklus auf einen Blick gibt.

  • Gibt es eine Möglichkeit für Sie, alle Aktivitäten, die mit einem Ihrer Kontakte verbunden sind, in einem übersichtlichen Format anzuzeigen?
  • Können Sie neue Leads, Projekte, Rechnungen, Supportfälle und andere Aktivitäten an einen Kontakt anhängen? Können diese Details dann nach Mitarbeiter, Aktivität oder Zeitraum gefiltert und sortiert werden?
  • Erlaubt Ihnen das System, nach bestimmten Daten zu suchen – sei es eine Änderung zu einem aktuellen Projekt oder eine E-Mail von vor drei Monaten?
Robert Beckmann

Robert Beckmann

Software Experte bei der Leantree GmbH

Robert Beckmann Chefredakteur bei der Leantree GmbH. Als anerkannter Software Experte hat er bereits unzählige Projekte - vom Startup bis hin zum Großkonzern begleitet. Bei Leantree ist Herr Beckmann als Strategie Experte, sowie für die Publikation von neuen Fachartikeln verantwortlich.

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