8 Wege, das richtige CRM-Sytem für Ihr Unternehmen zu finden

von | CRM

Der Fachartikel wurde zuletzt aktualisiert am 14. Juni 2021 von Robert Beckmann
  • Ein CRM-System ist ein Muss für jedes B2B-Geschäft. Aber, wie profitieren Sie von CRM und warum sollten Sie in ein CRM-System investieren?
  • Wie wählen Sie bei der großen Auswahl an Anbietern den richtigen CRM-Anbieter aus? Was hebt einen Anbieter von anderen ab?
  • Von Bereitstellungsmethoden bis hin zu Funktionalität, von Integrationen bis hin zur Benutzererfahrung – wir decken 8 Dinge ab, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie sich für den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen entscheiden.

Es besteht kein Zweifel – ein gutes CRM-System ist ein Muss für jedes wachsende Unternehmen.

Es kommt eine Zeit, in der die Verwaltung Ihrer Kundendatenbank über Hunderte von Tabellenkalkulationen, das Springen von einem Dokument oder System zum anderen, um Lead- oder Kundendaten zu finden, oder das Navigieren zwischen Verkaufschancen durch das Überprüfen von Kritzeleien auf Post-it-Zetteln keine Option mehr ist.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die richtige CRM-Software Ihnen helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie es Ihnen ermöglicht:

  • behalten Sie den Überblick über Ihre Interaktionen mit allen Kunden,
  • behalten Sie die Kontrolle über Ihre Vertriebs- und Marketingbemühungen,
  • pflegen Sie starke Beziehungen zu bestehenden Kunden,
  • verkaufen Sie mehr Produkte und Dienstleistungen,
  • verbessern Sie die Kommunikation zwischen Vertriebs- und Marketingteams,
  • neue Kunden zu finden und zu halten.

Doch die Auswahl des richtigen CRM für Ihr Unternehmen ist nicht einfach.

Die Schwierigkeit liegt nicht nur in der Tatsache, dass es viele Lösungen und Technologien zur Auswahl gibt. Sie müssen auch die Bereitstellungsoptionen, die Fähigkeit zur Anpassung, die Kosten, die Skalierbarkeit und den Geschäftswert berücksichtigen, bevor Sie sich entscheiden.

Bei so vielen Dingen, die Sie bei der Auswahl eines CRM für Ihr Unternehmen berücksichtigen und abwägen müssen, gibt es noch einen weiteren wichtigen Punkt, den Sie berücksichtigen müssen – Ihre eigenen Bedürfnisse!

Tatsächlich ist es sogar noch wichtiger, sorgfältig zu evaluieren, was Ihre geschäftlichen Anforderungen sind. Bringen Sie diese dann mit den angebotenen Funktionen und Ihrem Einkaufsbudget in Einklang und entscheiden Sie, ob Sie alle oder nur einige Funktionen benötigen, die eine CRM-Lösung bietet.

Wenn sich das nach einer Menge Arbeit anhört, dann fürchten Sie sich nicht, denn wir werden unser Bestes tun, um Ihnen den Stress der Entscheidungsfindung zu erleichtern, indem wir Ihnen ein paar praktische Tipps geben, wie Sie das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen auswählen.

Acht Dinge, die Sie bei der Auswahl des richtigen CRM-Systems beachten sollten

Der größte Fehler, den Unternehmen machen, die sich für ein CRM-System entscheiden, ist, dass sie damit beschäftigt sind, Anbieter zu evaluieren und verschiedene Funktionalitäten auszuprobieren, anstatt sich auf ihre eigenen Bedürfnisse und die der Fachleute zu konzentrieren.

Bevor Sie mit der Evaluierung von CRM-Anbietern beginnen, stellen Sie sich diese Fragen:

  1. Was sind die ineffizientesten Prozesse in unserem Unternehmen und was wollen wir mit einem CRM-System verbessern?
  2. Welche betrieblichen Prozesse und Arbeitsabläufe fehlen uns und müssen ergänzt werden?
  3. Wer in unserem Unternehmen wird CRM nutzen? Wie viele Benutzer brauchen wir?
  4. Welche andere Software wollen wir mit einem CRM-System integrieren?
  5. Wie hoch ist unser Budget?

Nachdem Sie diese anfängliche „Gewissensprüfung“ durchgeführt haben und wissen, warum Sie ein CRM benötigen, ist der nächste Schritt die Eingrenzung dessen, was Sie von einem CRM erwarten.

Hier sind acht Bereiche, die Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems berücksichtigen sollten.

Entscheiden Sie sich für den CRM-Einsatz: Cloud vs. On-Premise

Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile.

Bei einer Cloud-Lösung (Software-as-a-Service/ SaaS) benötigen Sie weder einen Server noch technisches Know-how auf Ihrer Seite. Sie loggen sich einfach in Ihrem Internetbrowser in das Cloud-basierte CRM ein und schon kann es losgehen. Alle Informationen befinden sich auf dem Server des Anbieters.

Allerdings müssen Sie jederzeit online sein. Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, können Sie nicht auf Ihre Daten zugreifen.

Bei einer On-Premise-Lösung besitzen Sie die Software und sie wird physisch an Ihrem Standort gehostet. So haben Sie direkten Zugriff auf die Server, wenn Sie andere Kundenanwendungen integrieren möchten. Außerdem müssen Sie sich nicht mit wiederkehrenden Abonnementgebühren herumschlagen.

Allerdings müssen Sie über eigenes IT-Personal verfügen und die nötige Hard- und Software anschaffen, außerdem fallen höhere Vorlaufkosten an.

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Vor- und Nachteile der einzelnen Plattformen:

On-PremiseIn der Cloud
Kontrolle über Systeme/DatenKeine Software-Lizenzierungskosten
Daten werden intern gespeichert/verarbeitetKeine neuen Anforderungen an die IT-Infrastruktur oder Server.
Daten werden extern (in der Cloud) gespeichert und verarbeitet.
Benötigt dediziertes IT-Personal für die WartungsunterstützungGeringe Kosten für Dienstleistungen
Die Anfangsinvestition ist hoch, zahlt sich aber mit der Zeit ausGeringe Startgebühr, aber im Laufe der Zeit höhere Kosten
als eine On-Premise-Lösung

Aber ein Wort der Vorsicht: Nur weil Sie heute eine Bereitstellungsoption benötigen, heißt das nicht, dass Sie die andere nicht irgendwann in der Zukunft brauchen werden.

Wählen Sie das CRM-System, das flexibel ist und sich zusammen mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann.

Wissen, welche Merkmale und Funktionen Sie benötigen

Ihr Unternehmen ist einzigartig in Bezug auf seine Prozesse, seinen Kundenstamm und seine Wachstumsdynamik.

Daher ist es einfach nicht klug, sich auf eine Reihe von Standard-, Basis- oder unflexiblen Funktionen festzulegen. Was Sie brauchen, ist eine skalierbare CRM-Lösung!

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen auch Ihre CRM-Anforderungen. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass die CRM-Lösung, für die Sie sich entscheiden, problemlos auf die nächsthöhere Version aufgerüstet werden kann.

Eine weitere Sache, die Sie bedenken sollten, ist, dass CRM-Software sehr oft mit vielen Funktionen ausgestattet ist, die ein breites Spektrum von Unternehmen ansprechen sollen. Aber warum für die Funktionen bezahlen, die Sie nicht brauchen oder nutzen?

Laut Software Advice überschätzen CRM-Erstkäufer oft, welche Funktionen sie tatsächlich benötigen.

Fragen Sie sich: Braucht wirklich jeder in Ihrem Unternehmen all den Schnickschnack, den ein CRM bieten kann?

Das gilt auch für die Anzahl der Benutzer in Ihrem Unternehmen. Vielleicht brauchen unterschiedliche Benutzer unterschiedliche Benutzerpläne. So benötigen die Vertriebsabteilungen vielleicht ein CRM mit einem erweiterten Vertriebsset und der Möglichkeit, das CRM auf ihren mobilen Geräten zu nutzen, während Ihr Kommunikationsteam vielleicht nur die marketingbezogenen Funktionen nutzen muss.

Eines ist klar – bleiben Sie weg von den „one-size-fits-all“-Lösungen; wählen Sie stattdessen das CRM, das sich an Ihre Bedürfnisse anpassen kann!

Stellen Sie sicher, dass das System mit anderen Anwendungen integriert werden kann

Dies ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Auswahl eines CRM für Ihr Unternehmen berücksichtigen müssen.

Sie kaufen ein CRM nicht als ein weiteres Element in der Sammlung der verschiedenen Arbeitssysteme. Sie kaufen es, um Ihre Geschäftsabläufe zu rationalisieren!

Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass das CRM-System mit anderen Anwendungen, die Sie bereits haben, integriert werden kann.

Wir sprechen hier nicht nur von Integrationen mit Office 365 oder einer Google G-Suite-Integration!

Natürlich sind diese Integrationen wichtig… aber Ihre CRM-Software sollte sich auch nahtlos integrieren in: ein ERP oder eine andere Buchhaltungssoftware, eine HR-Software, Ihre eigene Website und Webformulare, um neue Leads zu importieren, Abrechnungs- und E-Commerce-Plattformen, um Transaktionen zu registrieren, sowie in Marketinglösungen.

In diesem Zusammenhang sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre bestehenden Kontaktdaten problemlos in Ihre neue CRM-Software migrieren können. Die meisten CRM-Systeme ermöglichen es Ihnen, Daten aus anderen Quellen zu importieren. Prüfen Sie auch, ob Sie Informationen aus Ihrer CRM-Software exportieren können.

Fordern Sie eine Demonstration an und fahren Sie eine kostenlose Testversion

Nehmen Sie ein CRM-System nie für bare Münze! Es ist immer eine gute Idee, es auszuprobieren.

Die beste Lösung ist, mit einer persönlichen Live-Demo (oder Online-Demo) zu beginnen und dann zu einer kostenlosen Testversion überzugehen.

Während einer Live-Demo führt Sie ein Vertriebsmitarbeiter durch die Software und zeigt Ihnen, wie Sie sie benutzen. Anschließend können Sie spezifische Fragen stellen, die sich auf Ihr Unternehmen beziehen.

Danach können Sie mit einer Testversion „spielen“, um ein gutes Gefühl dafür zu bekommen, wie alles funktioniert und die Stärken und Schwächen des Systems zu erkennen. Achten Sie auf Dinge wie Benutzerfreundlichkeit, wichtige Funktionen und die Möglichkeit zur Erweiterung.

Schließlich empfehlen wir Ihnen, mindestens zwei Anbieter an den Tisch zu bitten, damit Sie die CRM-Angebote vergleichen können.

Wählen Sie einen branchenspezifischen Anbieter mit lokalen Partnern

Ihre Branche kann sehr spezifisch sein.

Deshalb ist es eine gute Idee, nach einem CRM-Anbieter zu suchen, der mit Unternehmen und Branchen gearbeitet hat, die der Ihren ähnlich sind.

Indem Sie einfach die Website eines Anbieters studieren, können Sie eine gute Vorstellung von der Art und Größe der Unternehmen bekommen, mit denen er arbeitet. Sie können auch die Bewertungs-Websites von Drittanbietern, wie Capterra oder FeaturedCustomers.com, auf Kundenaussagen, Referenzen, Bewertungen usw. überprüfen.

Ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen müssen, ist das lokale Partnernetzwerk des Anbieters.

Die meisten europäischen Unternehmen wünschen sich einen lokalen Partner, der sie während und nach der CRM-Implementierung vor Ort unterstützt. Wenn dies für Sie wichtig ist, dann ist es sinnvoll, das Partnernetzwerk des Anbieters zu prüfen.

  • Hat der Anbieter lokale Partner?
  • Implementieren diese Partner nur CRM oder können sie auch Business Consulting anbieten?
  • Wie viel CRM-Erfahrung hat der lokale Partner, wie ist sein Zertifizierungsstatus und an wie vielen Implementierungen war er beteiligt?

Prüfen Sie, ob Anpassungen und Schulungen verfügbar sind

Eine CRM-Lösung taugt nichts, wenn sie nicht richtig konfiguriert ist oder wenn Ihre Mitarbeiter nicht für die Nutzung der Funktionen geschult sind.

Wenn Sie also nach einem Preis fragen, stellen Sie sicher, dass Sie auch fragen, wie viel es kosten wird, die Lösung für Ihre Bedürfnisse zu konfigurieren und Schulungen zu personalisieren – nicht nur Online-Tutorials.

Ein CRM-System sollte Ihr Unternehmen ergänzen und Ihren Vertriebsprozess, Ihre Marketingstrategie, Ihre Kundendienstaktivitäten und Ihre Kontaktmanagement-Routinen widerspiegeln. Deshalb sollten Sie ein System wählen, das einfach zu konfigurieren ist.

Was die Schulung angeht, so ist sie einer der wichtigsten Faktoren für eine reibungslose CRM-Einführung. Es sollte eine fortlaufende, benutzerspezifische praktische Erfahrung sein, so dass jeder weiß, wie er die Software nutzen kann, um seine Effizienz zu steigern.

Ob gruppen-, personen- oder rollenbasiert, CRM-Schulungen zeigen nicht nur, wie das System funktioniert, sondern auch, wie alles zusammenhängt und wie ein Benutzer zum allgemeinen organisatorischen Ablauf beiträgt. Die Schulung hilft einem Unternehmen, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit

Eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRM-Systems ist, wie Sie sich fühlen und was Sie erleben, wenn Sie es benutzen.

Hilft es Ihnen? Ist es intuitiv? Oder gibt es etwas, das Sie irritiert oder ausbremst?

Sie können den Anbieter zum Beispiel bitten, Ihnen zu zeigen, wie viele Klicks es braucht, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Fragen Sie sich, während Sie zuschauen: Wie effektiv (und unterhaltsam) ist die Benutzeroberfläche? Sind die Schaltflächen klar beschriftet? Ist der Ablauf der Aktionen logisch?

All dies macht die Benutzererfahrung aus.

Wenn Sie sich also eine Demo ansehen oder ein CRM-System testen, achten Sie darauf, dass Sie die Benutzeroberfläche und die Benutzerfreundlichkeit des Systems bewerten.

Wie wichtig ist ein benutzerfreundliches CRM-System, fragen Sie sich?

Nach unseren eigenen Untersuchungen ist es sehr wichtig!

Als Teil unseres Verkaufsprozesses in SuperOffice laden wir neue Interessenten ein, eine Umfrage auszufüllen, bevor wir sie treffen, um ihre Erwartungen festzulegen (und zu übertreffen). Eine der Fragen, die in dieser Umfrage enthalten sind, lautet: „Was ist Ihnen bei der Auswahl einer neuen CRM-Lösung wichtig?“.

Auf der Grundlage von mehr als 1.000 Antworten geben 86 % der potenziellen Kunden die Benutzerfreundlichkeit als wichtigsten Faktor bei der Auswahl eines neuen Systems an!

Unsere Untersuchungen zeigen auch, dass die Benutzerfreundlichkeit der wichtigste Faktor für die Akzeptanz von CRM ist. Unterschätzen Sie also eine einfache, benutzerfreundliche Oberfläche nicht.

Stellen Sie sicher, dass das System über GDPR-Funktionen verfügt

Der letzte, aber definitiv nicht letzte Punkt ist die Verfügbarkeit von GDPR-Funktionalität in einem CRM.

Mit der jetzt in Kraft getretenen GDPR sind die Daten Ihrer Kunden und der Ort, an dem sie gespeichert sind, wichtiger als je zuvor.

Ein GDPR-fähiges CRM-System hilft Ihnen, Kundendaten effizienter zu verwalten.

Wenn Ihr Kunde zum Beispiel aus Ihrer Datenbank gelöscht werden möchte, müssen Sie in der Lage sein, seinem Wunsch nachzukommen und eine Löschungsbestätigung zu senden. Oder wenn Ihr Kunde einen elektronischen Bericht über alle Daten anfordert, die Sie über ihn in Ihrem CRM-System gespeichert haben, müssen Sie in der Lage sein, diesen Bericht für jeden Kunden einzeln zu erstellen.

Eine Ein-Klick-Lösung spart Ihnen Zeit und Ressourcen, anstatt die Daten des Kunden manuell aus mehreren Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstdatenbanken zu entfernen oder mühsam verschiedene Ressourcen zu durchsuchen und doppelt zu prüfen, welche Daten Sie über den Kunden und wo gespeichert haben – was viel zu oft zu menschlichen Fehlern führt.

Dies sind nur ein paar Beispiele für die GDPR-bezogenen Aktionen, die Sie in Ihrer CRM-Lösung durchführen können müssen.

Ohne GDPR-spezifische Funktionen laufen Sie Gefahr, die Anforderungen nicht zu erfüllen.

Fazit

Kein Zweifel – CRM spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines jeden Unternehmens.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es immer eine gute Idee, Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zusammen mit Ihrem Budget festzulegen, um die richtige Lösung zu finden.

Und auch wenn Ihr Unternehmen zu Beginn vielleicht nicht alle Funktionen und Spielereien benötigt, die ein CRM-System bietet, heißt das nicht, dass Ihr Unternehmen in der Zukunft nicht zusätzliche, erweiterte Funktionen benötigt.

Es ist auch leicht, sich von all den wunderbaren Dingen, die CRM für Ihr Unternehmen tun kann, einfangen zu lassen, aber seien Sie vorsichtig. Das Wichtigste, was Sie bei der Auswahl eines CRM beachten sollten, ist, es einfach zu halten. Fangen Sie klein an und erweitern Sie es, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Robert Beckmann

Robert Beckmann

Software Experte bei der Leantree GmbH

Robert Beckmann Chefredakteur bei der Leantree GmbH. Als anerkannter Software Experte hat er bereits unzählige Projekte - vom Startup bis hin zum Großkonzern begleitet. Bei Leantree ist Herr Beckmann als Strategie Experte, sowie für die Publikation von neuen Fachartikeln verantwortlich.

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