Interne oder externe Personalbeschaffung ?

Alle Personalunternehmer kennen die Situation: Sobald eine Stelle im Unternehmen frei wird, stehen die Führungskräfte meist vor folgender Frage: Sollen wir die Position intern besetzen lassen oder extern nach potenziellen Kandidaten suchen?

Ob intern oder extern: Damit Sie stets den richtigen Kandidaten für eine freie Stelle finden, erläutern wir Ihnen sowohl die interne als auch die externe Personalbeschaffung mit all ihren Vor- und Nachteilen im Detail und zeigen Ihnen auf, welche Methode für welche Situation am geeignetsten für Ihr Unternehmen ist.

Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung

Bei einer internen Personalbeschaffung wird grundsätzlich versucht, eine offene Stelle im Unternehmen mit bereits vorhandenen Mitarbeitern entsprechend zu besetzen.

In der Regel beginnt die interne Personalbeschaffung meist damit, dass eine Stellenausschreibung innerhalb des Unternehmens veröffentlicht wird.
Hierfür bieten sich oftmals verschiedene Kommunikationskanäle an:

  • Erwähnung im Teammeeting
  • Im Intranet oder im Firmen-Newsletter bekannt geben
  • Kurze Rundmail schreiben
  • Benachrichtigungen ans schwarze Brett heften

Vorteile einer internen Personalbeschaffung

Generell gilt, dass sich eine interne Personalbeschaffung oftmals günstiger und effizienter für ein Unternehmen gestaltet. Dies ist unter anderem auf folgende Aspekte zurückzuführen:

Zeitersparnis bei dem Bewerbungsverfahren und der Einarbeitung

Da Sie als Personaler die internen Kandidaten schneller zuordnen können und Sie bereits über viele Daten verfügen, fallen ein Großteil der Schritte im Bewerbungsverfahren bereits weg. Auf diese Weise gilt, dass Sie wertvolle Zeit sparen und die offene Stelle somit auch schneller besetzen können.

Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass der interne Bewerber in der Regel bereits mit Ihrer Unternehmenskultur und den Unternehmensprozessen vertraut ist. Dies führt dazu, dass die Einarbeitungsphase für die offene Stelle dadurch deutlich verkürzt werden kann.

Geringeres Risiko für eine Fehleinstellung

Ein weiterer Vorteil einer internen Personalbeschaffung ist, dass Sie die Kandidaten und Ihre Fähigkeiten bereits kennen und somit im Voraus besser einschätzen können, ob sie für die offene Stelle geeignet sind. Auch die Kandidaten selbst sind mit der Unternehmenskultur und den Arbeitsabläufen des Betriebs bereits bestens vertraut. 

Verringerung der Recruitingkosten

Aufgrund des steigenden Fachkräftemangels prognostizieren Fachexperten, dass die Recruitingkosten für Unternehmen in Zukunft noch weiter steigen werden. Dies ist darin zu begründen, dass es immer schwerer für Personaler wird, eine geeignete Fachkraft zu finden.

Sofern Sie in Ihrem internen Team bereits über einen Mitarbeiter verfügen, der die notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen für die freie Stelle mitbringt, können Sie somit nicht nur massig an Zeit sparen, sondern auch an Geld. 

Bei einer internen Personalbeschaffung müssen Sie folglich keine Stellen- und Werbeanzeigen veröffentlichen oder einen treuen Headhunter engagieren- ein interner Kandidat findet sich in der Regel quasi kostenlos für Sie.

Stärkung der Mitarbeiterbindung und der Unternehmenswerte

Allgemein gilt: Unternehmen, die interne Aufstiegs- und Karrierechancen ermöglichen, positionieren sich in der heutigen Zeit als attraktiver Arbeitgeber. 

Auf diese Weise erhalten die Mitarbeiter das Gefühl, dass sie entsprechend gefördert werden und eine Zukunft im Unternehmen haben. Studien zufolge sind Mitarbeiter in Betrieben mit reellen Aufstiegschancen motivierter und leistungsbereiter. Sofern sich die Haltung Ihres Unternehmens auch nach außen kommuniziert, kommt das Ihrer Arbeitgebermarke zugute und Ihr Betrieb wird auch für zukünftige externe Talente interessant.

Nachteile einer internen Personalbeschaffung

Trotz der genannten Vorteile gibt es auch einige negative Aspekte der internen Personalbeschaffung, die nicht außer Acht gelassen werden sollten. Hierzu gehören unter anderem:

Gefahr der Betriebsblindheit

Fakt ist: Bei einer internen Besetzung von offenen Stellen kommt kein frischer Wind in das Unternehmen. Dies kann zur Folge haben, dass lediglich bereits bestehende Ansichten und Arbeitsweisen gefördert werden. Auf diese Weise kann sich eine sogenannte Betriebsblindheit ausbreiten, welche eine Absenkung des allgemeinen Leistungsniveaus im  Unternehmen zur Folge haben kann.

Problem der offenen Stelle bleibt bestehen

Eine interne Umbesetzung eines Mitarbeiters löst in der Regel nicht das Problem des Personalmangels. Wenn eine offene Stelle intern besetzt wird, so fehlt folglich eine Person in einer anderen Abteilung.
Diese freigewordene Stelle muss auch wieder besetzt werden- dies führt dazu, dass früher oder später doch auf externe Bewerber zurückgegriffen wird.

Interne Kandidaten sind nicht immer die qualifizierteste Besetzung

Wenn von vornherein nur interne Kandidaten für eine freie Stelle in Betracht gezogen werden, ist die Auswahl an Kandidaten für die offene Position erfahrungsgemäß recht gering.
Für Sie als Personaler bedeutet dies allen voran herauszufinden, ob die internen Kandidaten tatsächlich am besten geeignet für die offene Position sind. Lassen Sie dabei nicht außer Acht, dass Sie auf dem freien Arbeitsmarkt womöglich einen qualifizierteren Kandidaten finden könnten.

Betriebsklima könnte darunter leiden

Wenn es zu internen Beförderungen im Unternehmen kommt, kann dies mitunter zu ungewollten Spannungen und Rivalität unter den Mitarbeitern führen.Dies macht sich besonders bemerkbar, wenn ein Mitarbeiter zu einer neuen Führungskraft ernannt wird. Oftmals besteht hierbei das Risiko, dass derjenige von seinem Team nicht ausreichend akzeptiert wird und das Gefühl entwickelt, sich zunächst “beweisen” zu müssen.

Tipp: Hier kann ein gezieltes Führungskräftetraining- und Coaching der neuen Leitungskraft dabei verhelfen, sich in die neue Position entsprechend einzufinden.

In welchen Fällen ist die interne Personalbeschaffung am besten geeignet?

Generell gilt, dass eine interne Personalbeschaffung nicht ohne Bedacht stattfinden, sondern immer eine langfristige Strategie verfolgen sollte. Die Vorteile einer internen Personalbeschaffung liegen klar auf der Hand: Zum einen kann sich auf diese Weise ein akuter Personalmangel decken lassen, zum anderen können Sie aus langfristiger Perspektive die Motivation und Leistungsbereitschaft Ihrer Belegschaft fördern. Nichtsdestotrotz sollte man sich den Risiken für die Unternehmenskultur bewusst sein, die mit einer internen Personalbeschaffung einhergehen.

Besonders kritisch sollte hierbei bei Führungspositionen vorgegangen werden. Hier empfehlen wir Ihnen einen detaillierten und transparenten Plan zu erstellen, indem definiert ist, wer intern beim Ausscheiden einer Führungskraft nachrückt.

Interne Personalbeschaffung

Möglichkeiten einer externen Personalbeschaffung

Allgemein gilt: Sobald eine offene Stelle außerhalb des Unternehmens veröffentlicht und ausgeschrieben wird, spricht man von einer externen Personalbeschaffung.
Gründe für eine externe Personalbeschaffung sind vielfältig. Oftmals findet ein externer Bewerbungsprozess statt, sobald das eigene Unternehmen intern nicht genug  Personalkapazitäten aufweist.
Bei einer externen Personalbeschaffung unterscheidet man generell zwischen einer aktiven und passiven Methode. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, was hierbei der Unterschied ist und welcher Vorgang in Ihrem Fall zu empfehlen ist.

Aktive Personalbeschaffung

Grundsätzlich gilt: Die aktive Personalbeschaffung bewirbt offene Stellen eines Unternehmens über verschiedene Medien mit dem Ziel, geeignete Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen und zu einer Bewerbung zu ermutigen.
In der Regel beginnt die aktive Personalbeschaffung mit einer externen Veröffentlichung der Stellenanzeige. Dies geschieht entweder auf Jobportalen im Internet, über Printmedien oder auch über eigene Social Media Accounts der Unternehmen.

Weitere beliebte Methoden der aktiven Personalbeschaffung sind mitunter:

  • Eigene Karriereseite

Die Website eines Unternehmens sollte in jedem Fall über einen Bereich “Karriere” verfügen, in dem interessierte Kandidaten aktuelle Stellenangebote einsehen können und allgemeine Informationen über die Arbeit im Unternehmen erhalten.
Verschiedenen Studien zufolge werden heutzutage über 25 Prozent aller Kandidaten über die unternehmensinterne Karriereseite rekrutiert.

  • Beauftragung von Headhuntern und Personalagenturen

Immer mehr Unternehmen greifen bei akutem Personalbedarf auch auf Headhunter und Personalagenturen zurück. Diese führen auf professionellem Weg eine Personalbeschaffung durch. In der Regel erhalten die Unternehmen von den entsprechenden Agenturen eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten, deren Profile bereits überprüft wurden.

  • Social Recruiting

Social Recruiting ist eine sehr effektive Methode zur externen Personalbeschaffung. Vor allem LinkedIn und Xing als Unternehmensplattformen stellen dabei eine beliebte Plattform dar, um neue Mitarbeiter zu finden und potentielle Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen.
Auch auf anderen Social Media Kanälen, wie Facebook, Instagram und Co. kann die Rekrutierung neuer Mitarbeiter erfolgversprechend sein. Wichtig ist hierbei nur, dass ein Unternehmen auf dem entsprechenden Social-Media Kanal präsent ist und sich eine aktive Community aufbaut.

  • Veranstaltungen und Jobmessen

Allgemeine und zielgruppenspezifische Job- und Karrieremessen ermöglichen es den Arbeitgebern, in Kontakt mit potentiellen Kandidaten zu kommen und sie über die Arbeit in ihren Unternehmen zu informieren.
Recruiting-Messen sind vor allem für Studierende und Hochschulabsolventen von Interesse. Dementsprechend lohnt sich die Teilnahme auch insbesondere für kleine Unternehmen, die auf der Suche nach Nachwuchskräften sind.

  • Zeitarbeitsfirmen

Je nach Art der offenen Stelle können Unternehmen bei einer befristeten Position auch spezielle Zeitarbeitsfirmen beauftragen. Diese verfügen in der Regel über eine eigene Datenbank mit aktiv suchenden Fachkräften.
In einigen Fällen kann diese Form der externen Personalbeschaffung die schnellste und einfachste Lösung für die Unternehmen darstellen.

Passive Personalbeschaffung

Unter einer passiven Personalbeschaffung wiederum versteht man eine Personalgewinnung, die ohne ein spezielles Recruiting einhergeht. Diese Form kann parallel zur aktiven Personalbeschaffung betrieben werden.

Zu den passiven Methoden gehören hierbei unter anderem:

Vorteile einer externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bietet Ihnen zwar auf den ersten Blick mehr Arbeit als die interne Personalbeschaffung, jedoch geht diese auch mit einer Reihe von Vorteilen einher.
Durch die externe Personalbeschaffung stocken Sie Ihre Arbeitsressourcen tatsächlich auf, anstatt diese lediglich innerhalb des Unternehmens umzuverteilen.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, welche weiteren Vorteile eine externe Personalbeschaffung für Ihr Unternehmen bietet.

Große Auswahl an Bewerbungskandidaten

Generell gilt, dass Sie auf dem freien Arbeitsmarkt eine deutlich größere Auswahl an potenziell neuen Mitarbeitern finden als dies in der internen Personalbeschaffung der Fall ist.
Je attraktiver Ihre Stellenanzeige geschaltet ist, desto mehr potentielle Kandidaten werden auch auf Ihr Unternehmen aufmerksam.

Reduzierung der Fortbildungskosten

Wenn Sie auf externem Weg einen neuen Mitarbeiter suchen, dann können Sie gezielt die Kandidaten wählen, die bereits die notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen mitbringen.
Dies spart Ihnen auf längere Sicht zeitliche und finanzielle Kapazitäten, die andernfalls für eine interne Weiterbildung notwendig wären.

Neue Impulse für das Unternehmen

Wie bereits oben erwähnt, droht bei einer internen Personalbeschaffung die Gefahr einer Betriebsblindheit.
Bei einer externen Personalsuche wiederum haben Sie den Vorteil, dass festgefahrene Unternehmensstrukturen gelockert werden und neues Know-How in das Unternehmen fließt.
Ein vielfältiges Team kann mitunter entscheidend dafür sein, konkurrenzfähig zu bleiben und das Unternehmen zukunftssicher zu gestalten.

Nachteile einer externen Personalbeschaffung

Ebenso wie die interne Personalbeschaffung geht auch die externe Personalbeschaffung mit einigen Nachteilen einher.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, worauf Sie bei der externen Personalsuche achten sollten und wie Sie mögliche Schwierigkeiten strategisch umgehen können.
Hier sind die Nachteile im Überblick:

Hohe Kosten

Allgemein gilt, dass die Suche nach geeigneten Mitarbeitern mittels Jobportalen, Social Media Ads oder durch einen Headhunter sowohl sehr zeitintensiv als auch mit hohen Kosten verbunden sein kann.
Vor allem bei akutem Bedarf müssen Sie oftmals hohe Summen zahlen, um schnellstmöglich die offene Stelle kompetent zu besetzen.Tipp: Planen Sie vorausschauend. Bei der Schaltung von Stellenanzeigen lassen sich mitunter einige Kosten einsparen, wenn Sie beispielsweise auf kostenfreien Portalen Ihre Anzeige inserieren.

Höheres Risiko als bei internen Personalbeschaffungen

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist stets auch mit einem gewissen Risiko verbunden. So können Sie im Voraus nie genau wissen, ob derjenige auch wirklich in das Team passt und die entsprechenden Unternehmenswerte und Arbeitskultur mit Ihnen teilt.

Mit einem umfassenden Bewerbungs-Auswahlverfahren können Sie jedoch zumindest einen weitreichenden ersten Eindruck von den Kandidaten erhalten und somit die wichtigsten Fragen schon frühzeitig klären.
Doch beachten Sie: Ein entsprechender Eignungstest ist stets auch mit hohem Zeitaufwand verbunden und sollte daher sorgfältig geplant sein!

Hoher Zeitaufwand

Allgemeinhin müssen Sie bei einer externen Personalbeschaffung neben den höheren finanziellen Kosten auch einen höheren Zeitaufwand bei der Personalsuche einkalkulieren.
Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels kann sich das Bewerbungsverfahren, je nach offener Stelle, auf Wochen, wenn nicht gar Monate, hinauszögern.
Doch damit nicht genug: Sobald Sie einen passenden Kandidaten gefunden haben, fängt die Zeit der Einarbeitung an. Dementsprechend müssen Sie mit einigen Wochen rechnen, bis Ihr Kandidat vollkommen einsatzfähig ist.

Tipp: Mit einem strategischen Zeitplan und einem gut durchdachten Onboarding-Prozess kann sich Ihr neuer Mitarbeiter erfahrungsgemäß am effizientesten in Ihr Unternehmen integrieren.

In welchen Fällen ist die externe Personalbeschaffung am besten geeignet?

Erfahrungsgemäß nutzen Unternehmen bei der Besetzung von offenen Stellen nach wie vor am häufigsten den Weg der externen Personalbeschaffung.
Vor allem kleinere und mittlere Unternehmen greifen auf diese Methode zurück, da die interne Auswahl an potentiellen Kandidaten oftmals extrem begrenzt ist.
Auch wachsende Unternehmen, die neue Abteilungen bilden wollen, kommen nicht um die externe Personalbeschaffung herum. Dies mag zwar zunächst zeitaufwendig sein, doch bedenken Sie: Mit neuen Mitarbeitern gelangt stets auch neues Know-How in Ihre Firma, wovon Sie langfristig profitieren können.

Externe Personalbeschaffung

Fazit – Was ist besser?

Ob interne oder externe Personalbeschaffung – beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Generell gilt, dass die Wahl einer Personalbeschaffungsmethode vor allem auf Ihre individuelle Situation sowie von der offenen Position abhängt.

Interne Kandiaten bringen vor allem den Vorteil, dass sie offene Position auch kurzfristig besetzen können und somit ein akuter Bedarf schnell gedeckt wird. Auch ist eine langsame Einführung und Hinarbeitung auf die entsprechende Position ohne großen Mehraufwand planbar.

Externe Kandidaten wiederum bringen frischen Wind in Ihr Unternehmen und tragen dazu bei, Ihr Unternehmen zu vergrößern und mit mehr Know-How auszustatten.

Gerne beraten wir Sie bei der Suche nach neuen Mitarbeitern und stellen somit sicher, dass Sie einen geeigneten Kandidaten finden, der optimal zu Ihrem Unternehmen und Team passt.

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Janik Deimann

Janik Deimann ist Geschäftsführer der Social Recruiting Agentur Leantree aus Hamburg. Die Leantree GmbH hilft Unternehmen aus verschiedenen Branchen dabei qualifizierte Mitarbeiter mittels Social Recruiting zu gewinnen. Mit einer eigenen KI-gestützten Recruiting Methode deckt das Unternehmen über 65% der Gesamtbevölkerung in DACH ab.