Ratgeber4. Mai 2022von Janik DeimannRecruiting KPIs – Alles was Sie wissen müssen!

Das Thema Recruiting KPIs hat in vielen Unternehmen einen sehr geringen Stellenwert. Während Ausgaben für Marketing-Maßnahmen auf den Cent genau geplant werden, ist das beim Recruiting nur selten der Fall. Die meisten HR-Verantwortlichen haben schlichtweg keinen Überblick über ihre Zahlen.

Dabei ist ein Recruiting-Controlling sehr wichtig und kann dabei helfen Ressourcen effizienter einzusetzen. Auf welche KPIs kommt es im Recruiting an und wie lassen sich diese erheben? Diesen Fragen werden wir in diesem Artikel beantworten.

Was sind Recruiting-KPIs?

Die besten Maßnahmen zum Recruiting nützen nur wenig, wenn man nicht weiß, ob diese erfolgreich waren oder nicht.

Sogenannte Key Perfomance Indicators (KPIs) messen die Leistung von Prozessen im Recruiting und fassen diese zusammen.

Anhand der Kennzahlen lässts sich dann aufstellen, ob die Recruiting-Maßnahme erfolgreich war oder nicht, wo die meisten Kosten entstehen und wie viel Zeit vergeht, bis eine Stelle wieder besetzt wird.

In der Regel lässt sich mit einigen Klicks bereits identifizieren, an welcher Stelle im Recruiting-Prozess Nachholbedarf besteht.

Warum sind Kennzahlen im Recruiting von Bedeutung?

Recruiting KPIs sollen zeigen, wo eventuelle Schwächen im Recruiting-Prozess bestehen, wie hoch die Kosten sind und was bereits gut läuft.  In der Regel ist das Bauchgefühl nicht die beste Grundlage, um solche Aussagen zu treffen. Man sagt auch nicht umsonst „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ 😉

Oftmals gibt es eine gewisse Angst, Controlling einzuführen, denn aufgedeckte Fehler würden ja die eigene Arbeit in Frage stellen. Doch eigentlich ist das Gegenteil der Fall, denn erst wenn man die eigenen Schwachstellen und Optimierungspotenziale kennt, kann man auch frühzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen.

Recruiting KPIs zeigen also auf, wie es in Wirklichkeit um die eigenen Recruiting-Prozesse bestellt ist. Man kann nur die Daten optimieren, die man kennt und deswegen ist ein gewisses Recruiting-Controlling von immenser Bedeutung.

Seitdem die Bewerbungsprozesse ohnehin digital und softwaregestützt ablaufen, ist es auch technisch gesehen kein Problem mehr, Daten und KPIs zu erheben.

Wichtig: Man sollte sich nicht nur auf die Kennzahlen verlassen, denn der Kontext darf nicht außer Acht gelassen werden. oftmals ergibt sich aus Kombination der Recruiting-KPIs und der eigenen Erfahrung ein Bild, das die Leistung des eigenen Recruiting gut darstellt.

Die richtigen KPIs im Recruiting

Es gibt eine riesige Menge an Kennzahlen zu jedem Bereich, doch nicht jede Kennzahl ist wichtig oder sinnvoll. Bevor man sich also die Mühe macht und dutzende Kennzahlen erfasst, auswertet und interpretiert, sollte man die wichtigsten Kennzahlen herausarbeiten und auswählen.

Sinnvolle Kennzahlen sollten folgende Kriterien erfüllen:

  • Messbar: Sind die Daten dauerhaft, lückenlos und automatisiert messbar?
  • Relevant: Hat die Kennzahl Einfluss auf die Erreichung der Unternehmensziele?
  • Vergleichbar: Lässt sich die Kennzahl mit Werten aus der Branche, der Region etc. vergleichen?

Bei der Wahl der Kennzahlen sollte man zudem darauf achten, dass man sowohl qualitative als auch quantitative Kennzahlen auswählt. Quantitative beziehen sich auf die Dauer von verschiedenen Prozessschritten, wie beispielsweise auf die Anzahl der Bewerber oder wie lange es dauert, bis Sie einen neuen Mitarbeiter gefunden haben.

Qualitative Kennzahlen sind eher weiche Faktoren und sagen aus, wie die Eignung vom Bewerber für die jeweilige Position ist oder wie hoch die Zufriedenheit in der Belegschaft ist. Qualität ist also deutlich schwieriger zu messen als Quantität.

Hier besteht auch ein großes Problem, denn wer nur auf quantitative Kennzahlen schaut und möglichst günstig und schnell neues Personal einstellen möchte, setzt möglicherweise auf das falsche Pferd und dies kann zu einer höheren Fluktuation in der Belegschaft führen.

Die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen im Überblick

Recruiting-Kennzahl Beschreibung
Time to Hire Wieviel Zeit vergeht von der Ausschreibung
bis zur Besetzung der Stelle?
Cost per Hire Was kostet jede einzelne Einstellung?
Channel Effectiveness Wie erfolgreich ist ein Recruiting-Kanal?
Quality of Hire Wie gut passt der Kandidat zum eigenen Unternehmen?
Candidate Satisfaction Wie zufrieden sind Ihre Kandidat mit Ihrem Recruiting-Prozess?
Cost of Vacancy Wie viel kostet es, die offene Stelle unbesetzt zu lassen?
Offer Acceptance Rate Wie hoch ist der prozentuale Anteil der Kandidaten, die eine Stelle annehmen?
Time of Vacancy Wie lange bleibt eine Stelle unbesetzt?

Natürlich gibt es noch mehr Kennzahlen, doch das sind die wichtigsten, die jedes Unternehmen im Blick behalten sollte, denn hierbei handelt es sich um Recruiting-KPIs die immer relevant sind und branchenübergreifend ein gutes Bild über die Performance des Recruitings geben.

Kein Unternehmen kann es sich leisten, eine Stelle deutlich zu teuer zu besetzen oder viel Zeit zwischen Stellenausschreibung und Einstellung vergehen zu lassen.

Wie bereits erwähnt macht es jedoch nur Sinn, die nötigsten KPIs herauszufiltern, denn sonst macht man sich selbst zu viel Arbeit. Jedes Unternehmen sollte daher selbst definieren, welche KPIs elementar für ihre Recruiting-Prozesse sind.

Die wichtigsten Kennzahlen im Detail

In diesem Abschnitt wollen wir Ihnen die wohl 2 wichtigsten Kennzahlen im Detail erklären.

Cost-per-Hire: Diese Kennzahl ist vor allem auf den finanziellen Aspekt im Recruiting wichtig. Er sagt aus, wie viel man für die Anwerbung eines neuen Mitarbeiters ausgegeben hat. Wie hoch waren die Kosten für Werbung auf Social Media, Stellenportalen oder auf sonstigen Plattformen, bis ein Kandidat zum Mitarbeiter wurde. Im Falle von Cost-Per-Hire bedeutet ein geringerer Wert eine gute Performance, da die Kosten so niedrig gehalten werden können. Als Richtwert sollte der Cost-per-Hire zwischen 3000-6000 € liegen

Time-to Hire: Bei dieser Kennzahl geht es um den zeitlichen Abstand zwischen Stellenausschreibung und Einstellung des Mitarbeiters. Damit man hier so performante Zahlen wie möglich erzeugen kann, muss schnell mit dem Kandidaten kommuniziert werden. Grundsätzlich ist es besser, je kürzer der Zeitabstand zwischen dem Ausschreiben und der Besetzung der Stelle ist.

Als Richtwerte kann man folgende Werte nennen:

  • Junior – Mid-Level: weniger als 2 Wochen
  • Senior – Lead: 2-4 Wochen
  • Führungskraft: 3-6 Wochen

Wie lassen sich die Recruiting KPIs messen?

Nun wissen wir, auf welche Kennzahlen es beim Recruiting ankommt. Doch wie lassen sich diese adäquat messen? Einerseits ist natürlich eine gewisse Menge an Daten nötig und von daher ist es empfehlenswert die gesammelten Daten in einer HR-Software zu sichern, um sich ein übersichtliches Bild über die Effizienz der Prozesse zu machen. Hierbei helfen auch Tabellen, Grafiken und andere visuelle Elemente, um die Zahlen anschaulicher zu machen. Mit einer solchen Software lassen sich beispielsweise Stellenangebote veröffentlichen, Bewerbungen verwalten, Vorstellungsgespräche dokumentieren und neue Mitarbeiter anlegen. Eine HR-Software sollte also bei jedem (seriösen) Unternehmen Standard sein. Zwar kann man die Daten auch über Excel Tabellen manuell einpflegen, doch schon nach kurzer Zeit nimmt die Komplexität der Daten rasant zu und es wird schwer den Überblick zu behalten.

Andererseits ist es trotz Zahlen und Fakten nicht immer einfach, bestimmte KPIs im Recruiting zu messen. Zwar kann man beispielsweise Kennzahlen wie die „Time-to-Hire“ problemlos messen, doch beispielsweise lässt sich eine Kennzahl wie der „Cost-of-Vacancy“ nur schwer ermitteln. Wie berechnet man, was eine unbesetzte Stelle kostet?

Da gibt es verschiedene Ansätze für.

Beispielsweise könntet Ihr einfach berechnen, wie viele Mehrkosten durch das Fehlen eines qualifizierten Mitarbeiters entstanden sind. Müsst Ihr aufgrund von Personalmangel bestimmte Aufgaben auslagern, könnt Ihr die Kosten für das Outsourcing gegen das übliche Gehalt eines internen Mitarbeiters gegenrechnen.

Andere Kennzahlen wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter lassen sich regelmäßig durch andere Wege ermitteln, wie zum Beispiel über einen standardisierten Fragebogen.

Deutung der Kennzahlen

Eine Zahl an sich ist nicht wirklich aussagekräftig und deshalb muss man Kennzahlen immer im Kontext sehen, um bedeutsame Schlüsse daraus ziehen zu können.

Ein Beispiel, um dies zu verdeutlichen.

Sie erfahren, dass die Zeitdauer und die Kosten für eine Neueinstellung in einem bestimmten Zeitraum gestiegen sind. Erstmal keine gute Nachricht. In Kombination mit der Info, dass deutlich mehr neue Mitarbeiter als üblich die Probezeit bestanden haben, sieht das ganze schon anders aus. Die Investition in mehr Zeit und Geld hat für eine bessere Kandidatenauswahl gesorgt. Vor allem. wenn man qualifizierte Fachkräfte wie beim Recruiting von Ingenieuren sucht, ist dieser Aspekt relevant.

Anderes Beispiel.

Sie erhalten deutlich mehr Bewerbungen als früher, doch nach einem genaueren Blick stellen Sie fest, dass die Bewerbungsqualität deutlich abgenommen hat und die Zeit einen guten Mitarbeiter zu finden, sich deutlich verlängert hat.

Recruiting KPIs – Unser Schlusswort

Recruiting KPIs sind ein wichtiger Baustein im HR-Bereich und der Grundpfeiler für eine erfolgreiche Recruiting-Strategie. Mithilfe der Kennzahlen lässt sich die Effektivität und Effizienz der Recruiting-Maßnahmen detailliert messen. Schwachstellen lassen sich somit schnell aufdecken und ggf. beseitigen.

Kennzahlen im Recruiting zu erheben ist nicht so kompliziert, wie es zu Anfang scheint. Mit unseren Tipps & Tricks und einer geeigneten Software sollten Sie für die Zukunft gut aufgestellt sein.

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von Janik Deimann

Janik Deimann ist Geschäftsführer der Social Recruiting Agentur Leantree aus Hamburg. Die Leantree GmbH hilft Unternehmen aus verschiedenen Branchen dabei qualifizierte Mitarbeiter mittels Social Recruiting zu gewinnen. Mit einer eigenen KI-gestützten Recruiting Methode deckt das Unternehmen über 65% der Gesamtbevölkerung in DACH ab.