Executive Search – Wie man Führungspositionen besetzt

Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des Fachkräftemangels wird es immer schwieriger für Arbeitgeber, Top-Talente für Schlüsselpositionen in ihren Unternehmen zu gewinnen.

In diesen Zusammenhang wird daher vermehrt von einer spezialisierten Form der Personalsuche gesprochen, die auch unter dem Begriff “Executive Search” bekannt ist. 

Hierbei werden Top-Kandidaten aktiv und diskret von externen Pesonalberatungen angesprochen, um sie für die zu besetzende Stelle zu gewinnen. Die Form des Executive Search nimmt in der Recruiting-Branche immer stärker an Bedeutung zu.

Doch in welchen Situationen lohnt sich der Einsatz einer Personalberatung? Wie läuft die Suche nach geeigneten Kandidaten ab? Und was sind die Vorteile einer Executive Search?  Im folgenden Beitrag erfahren Sie alle relevanten Informationen zu dieser spezialisierten Form der Personalsuche.

Was versteht man unter Executive Search?

Unter dem Begriff Executive Search versteht man im Recruiting die qualifizierte Suche, Beratung und Ansprache von Kandidaten durch den Einsatz von externen Personalberatungen. In der Regel handelt es sich bei den zu besetzenden Stellen um gehobene fachliche Jobs sowie Schlüssel- und Leitungspositionen.

Ein Unternehmen beauftragt eine Personalberatung, wenn eine offene Stelle zu besetzen ist. Die externen Berater machen sich daraufhin aktiv auf die Suche nach einem passenden Kandidaten. Aktiv bedeutet in diesem Fall, dass interessante Persönlichkeiten von den Personalern direkt angesprochen werden. 

In der Regel sind einzelne Berater dabei auf bestimmte Branchen spezialisiert und werden dabei nicht zwingend nach Provision, sondern vielmehr nach erbrachten Dienstleistungen bezahlt.

Eine gängige Regelung für die Bezahlung ist das sogenannte Drittel-Modell:

Ein Drittel des festgelegten Honorars wird bereits bei Beginn des Auftrags ausgezahlt, das zweite Drittel nach der Präsentation von geeigneten Kandidaten und das letzte Drittel erfolgt bei der Festeinstellung eines ausgewählten Kandidaten.

Die Personalberatung ist ein wachsender Wirtschaftszweig in Deutschland. Ihr Umsatz hat sich zwischen den Jahren 2000 und 2018 beinahe verdoppelt. Im Jahr 2019 waren circa 2000 Personalberatungen in Deutschland registriert.

Unterschied zwischen Personalberatung und Personalvermittlung

Leantree

Beratungen, die Executive Research betreiben, werden oftmals auch als Headhunter betitelt. Hierbei handelt es sich um einen ungeschützten Begriff. 

Personalberater betreiben in der Regel während des gesamten Recruitingsprozesses einen aufwändigen und individuellen Beratungs- und Auswahlprozess und stehen dem Unternehmen oftmals auch nach der erfolgreichen Vermittlung beim Onboarding-Prozess unterstützend zur Seite.

Personalvermittler wiederum vermitteln eher Angestellte aller Hierarchien und Qualifikationsstufen. Unter anderem können Personalvermittler auch als Zeitarbeitsunternehmen auftreten, welche die Kandidaten im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung vermitteln. Dabei stehen oftmals die zeitliche Befristung und die Quantität der Mitarbeiter im Vordergrund. 

Auch gilt, dass Personalvermittler in der Regel nicht exklusiv für einen Auftraggeber arbeiten, wie dies bei Personalberatern oftmals der Fall ist.

Wann ist der Einsatz eines Executive Search sinnvoll?

Im Allgemeinen gilt: Qualifizierte Mitarbeiter, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen, sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

In den letzten Jahren verweisen immer mehr Branchen auf personelle Engpässe und Fachkräftemangel. Dieser Zustand ist vor allem in ländlichen Regionen und unbekannten mittelständischen Unternehmen gravierend. 

Viele Betriebe befinden sich daher im sogenannten “War for talents” und stehen immer größeren Herausforderungen entgegen. 

Der Einsatz eines Executive Research kann dazu beitragen, schnell und effizient eine ideale Fachkraft für Ihr Unternehmen zu finden.

Für folgende Positionen bietet sich die Executive Search besonders an:

  • Positionen, bei denen eine Fehlbesetzung mit hohen Kosten verbunden ist
  • Leitungspositionen mit großer Personalverantwortung
  • Positionen mit einem hohen Budget
  • Positionen, die vom Fachkräftemangel betroffen sind
  • Positionen, die fundierte Branchenkenntnisse erfordern

Vorteile von Executive Search

Executive Search

Der Einsatz eines Executive Search hat viele Vorteile. Wir haben diese im Folgenden für Sie zusammengefasst:

1.) Passgenaue Ansprache
Mit einem Personalberater ist eine passgenaue Ansprache potenzieller Kandidaten möglich.

2.) Professionelle Beratung
Sowohl Sie als Unternehmen als auch die Kandidaten selbst erhalten eine professionelle Begleitung durch den gesamten Recruiting-Prozess.

3.) Größere Kandidaten-Vielfalt
Personalberatungen sprechen gezielt auch passive Kandidaten an, die nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Tätigkeit sind.

4.) Kandidaten-Kenner
Aufgrund ihrer Expertise kennen Personalberatungen die Wünsche der Kandidaten bezüglich Gehaltsvorstellungen und weiteren Vergünstigungen.

5.) Großes Netzwerk
Sie als Unternehmen profitieren von dem großen Netzwerk der Personalberater. Vor allem in spezialisierten Branchen lohnt es sich daher, einen Experten bei der Kandidatensuche heranzuziehen.

Nachteile einer Personalberatung

Neben den positiven Aspekten gibt es jedoch auch einige Nachteile, die der Einsatz eines Executive Search mit sich bringen kann. Die Nachteile lauten dabei wie folgt:

1.) Hohe Kosten
Ein durchschnittlicher Personalberater verlangt in der Regel ein Honorar von 25 bis 35 Prozent des Jahreseinkommens der einzustellenden Kandidaten. Dies kann, je nach Branche und zu besetzender Position, eine hohe Summe für ein Unternehmen darstellen.

2.) Hoher Zeitaufwand
Die Aufgabe des Personalberaters ist es, den idealen Kandidaten für Ihre offene Stelle zu finden. Dieser Vorgang kann jedoch etwas Zeit beanspruchen.
Der Einsatz eines Executive Search kann daher nicht nur mit einem hohen finanziellen Aufwand, sondern auch mit einem hohen Zeitaufwand verbunden sein.

3.) Keine Erfolgsgarantie
Auch wenn die Personalberatung gute Arbeit leistet- eine Erfolgsgarantie gibt es bei dem Executive Search nicht. Die Wunschkandidaten lassen sich nicht immer zu einem Wechsel überzeugen.

Executive Search Prozess: Ablauf in fünf Schritten

Executive Search Prozess

Bei dem Executive Search handelt es sich in der Regel um einen mehrstufigen Prozess, bei dem die Personalberatung und das Unternehmen eng zusammenarbeiten. Die einzelnen Arbeitsschritte können dabei wie folgt gestaltet sein:

Bedarfsanalyse

Nachdem ein Auftrag erteilt wurde, steht zunächst die Analyse des Personalbedarfs an. Hierbei werden verschiedene Fragen und Wünsche im Vorfeld mit dem Unternehmen besprochen.


Einige der Fragen lauten mitunter:

  • Welche fachlichen Kompetenzen sind für die zu besetzende Position zwingend erforderlich?
  • Für welche Positionen sucht das Unternehmen einen Kandidaten?
  • Wie soll die Suchstrategie gestaltet sein?
  • In welchem Gehaltsrahmen wird gesucht?
  • Wie wichtig sind Arbeitserfahrungen und bisherige Erfolge der Kandidaten bei der Neubesetzung?
  • Bei welchen (Wettbewerbs-) Unternehmen sollen potentielle Kandidaten gezielt gecheckt und angesprochen werden?

 

Wenn die wichtigsten Fragen und Unklarheiten zwischen Beratung und Unternehmen geklärt sind, dann kann der nächste Schritt folgen: die Kontaktaufnahme.

Suche und Kontaktaufnahme

Im nächsten Schritt beginnen die Searcher mit der Suche nach potentiellen Kandidaten. In der Regel beginnen die Berater damit, die festgelegten Wettbewerbsfirmen zu prüfen und somit potentielle Kandidaten zu identifizieren.

Des Weiteren überprüfen Beratungen auch ihre eigenen Netzwerke in der entsprechenden Branche. Sobald ein potentieller Kandidat gefunden wurde, kontaktiert man diesen diskret und befragt ihn nach einem potentiellen Wechselwillen. In der Regel geschieht dieser Vorgang telefonisch.

Daraufhin entsteht im nächsten Schritt eine Art Vorauswahl der passenden Kandidaten, welche nach strengen Kriterien gefiltert werden.

Vorauswahl

Nachdem die Personalberater eine qualifizierte Vorauswahl von wechselwilligen und passenden Kandidaten getroffen haben, folgt eine genaue Überprüfung der Long List.

In Erstgesprächen mit den Kandidaten prüfen die Berater, ob die Anforderungen und Vorstellungen des Bewerbers deckungsgleich mit denen des Unternehmens sind.

Des Weiteren wird in dieser Phase auch ein fachlicher Background-Check mit den Kandidaten durchgeführt. Dabei wird den Kandidaten auch das suchende Unternehmen mitsamt der Unternehmenskultur vorgestellt.

Als Berater ist es in dieser Phase wichtig, ein gewisses psychologisches Hintergrundwissen zu besitzen. Überprüfen Sie die Kandidaten genau – Kommt ein Wechsel für sie wirklich infrage? Je größer das Interesse der Kandidaten, desto ernsthafter werden sie den weiteren Prozess angehen.

Auswahl der Kandidaten

Im folgenden Schritt erstellt die Personalberatung eine Short List aus den Kandidaten, die am vielversprechendsten für die offene Position erscheinen. Professionelle Personalberatungen evaluieren an dieser Stelle auch das Entwicklungspotential der Kandidaten. 

Das Unternehmen erhält dabei in der Regel zwischen drei und fünf aussagekräftige Profile der Kandidaten und kann jene auswählen, die sie in einem persönlichen Gespräch kennenlernen möchten.

Grundsätzlich sind Personalberater auch während dieser Gespräche als passive Beobachter dabei. Es ist jedoch auch denkbar, dass die Berater auf Wunsch des Unternehmens auch eine aktive Rolle bei der Gesprächsgestaltung einnehmen. 

Bedenken Sie: Unternehmer müssen berücksichtigen, dass die Kandidaten, die vor ihnen im Gespräch sitzen, bereits einen strengen Auswahlprozess durchlaufen haben. Eine Kommunikation auf Augenhöhe ist demnach entscheidend.

Die Entscheidung

Nachdem das Unternehmen sich für einen Kandidaten entschieden hat, ist der Executive Search erfolgreich abgeschlossen. Nun beginnen die Vertrags- und Gehaltsverhandlungen. Auch hier stehen die externen Personalberatungen der HR-Abteilung des Unternehmens unterstützend zur Seite. Einige Beratungen bieten beispielsweise auch eine Begleitung des Onboarding-Prozesses an. 

Merkmale einer guten Personalberatung

Es gibt eine Vielzahl an Eigenschaften, die es im Umgang mit Kandidaten und Unternehmen zu beachten gibt. Die wichtigsten Aspekte haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst:

Know-How und Feingefühl:

Ein professioneller Berater sollte wissen, wie mit Kandidaten und Kunden umzugehen ist. Auch sollte ein entsprechendes Netzwerk vorhanden sein und das Wissen, auf welchen Kanälen die passenden Kandidaten zu finden sind.

Onboarding-Begleitung:

Die Arbeit einer professionellen Personalberatung hört nicht bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten auf. Wenn es zu einer Einstellung kommt, sollte ein guter Personalberater über die weiteren Schritte Bescheid wissen und den Kunden in den Bereichen Assesments, Eignungsdiagnostik und des Onboardings bei Bedarf beraten.

Regelmäßige Rückfragen möglich:

Ein guter Personalberater zeichnet sich dadurch aus, dass er für Ihre Wünsche, Anregungen und Fragen jederzeit ein offenes Ohr hat.

Fazit

Personalberatungen stellen für viele HR-Abteilungen eine große Entlastung dar. Mit ihrer Expertise suchen sie aktiv nach spezialisierten Mitarbeitern für Ihr Unternehmen. Dabei greifen sie oftmals auf eine eigene Datenbank zu und betreiben ihre Suche diskret. 

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Autor
Janik Deimann
Janik Deimann ist Geschäftsführer der Social Recruiting Agentur Leantree aus Hamburg. Die Leantree GmbH hilft Unternehmen aus verschiedenen Branchen dabei qualifizierte Mitarbeiter mittels Social Recruiting zu gewinnen. Mit einer eigenen KI-gestützten Recruiting Methode deckt das Unternehmen über 65% der Gesamtbevölkerung in DACH ab.

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