Recruiting Kosten – Womit kann man rechnen?

Inhaltsverzeichnis

Immer weniger Bewerbungen pro offene Stelle

Deutschland hat einen Fachkräftemangel. Statistisch gesehen kommen in Deutschland pro offene Stelle circa 0,76 Jobsuchende. Tendenz sinkend. Der deutsche Arbeitsmarkt hat sich damit in den letzten Jahren von einem Arbeitgebermarkt zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt. 

Bewerber haben heutzutage die Möglichkeit, deutlich höhere Ansprüche an den Job zu stellen als noch vor einigen Jahren. Dies wiederum ist für Unternehmen auf Mitarbeitersuche oftmals mit höheren Kosten verbunden- Mit den steigenden Recruiting Maßnahmen steigen auch die Kosten des Unternehmens an.

Doch wie genau setzen sich die Ausgaben im Personalwesen zusammen? Wie lassen sich möglicherweise Kosten sparen? Im folgenden Beitrag geben wir Ihnen einen Einblick über direkte und indirekte Kosten im Personalwesen und zeigen Ihnen auf, wie Sie diese effektiv managen und reduzieren können.

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Was zählt zu den Rekrutierungskosten?

Im Allgemeinen gilt, dass zu den Rekrutierungskosten all jene Investitionen zählen, die anfallen, sobald aktives oder auch passives Recruiting betrieben wird.

Um den passenden Kandidaten für Ihr Unternehmen zu gewinnen, stehen Ihnen eine Vielzahl verschiedener Recruiting-Maßnahmen zur Verfügung. Je nach Zielgruppe können dabei unterschiedliche Methoden gezielt zum Einsatz kommen.

Welche Kosten gibt es im Personalwesen?

Personaler kennen das Problem: Das HR-Budget ist oftmals viel zu gering, für das, was geleistet werden muss. Die meisten sehen bei der HR-Abteilung nur die Spitze des Eisbergs- die meisten Kosten verursachen jedoch die unsichtbaren Aspekte wie unbesetzte Stellen oder unzufriedene Arbeitnehmer. Wenn diese Kostenfaktoren berücksichtigt werden, wird erst deutlich, welchen großen Stellenwert die HR-Abteilung für die gesamten Unternehmenskosten aufweist. 

Unsichtbare Kostenfaktoren:

Innere Kündigungen

Wer innerlich gekündigt hat, kann das Unternehmen zum Teil mehr Geld kosten, als bei einer tatsächlichen Kündigung. Nehmen wir folgendes Beispiel: Ein Sales-Mitarbeiter hat ein Verdienst von 60.000 Euro und erwirtschaftet für das Unternehmen circa 180.000 Euro im Jahr. Wenn Ihr Mitarbeiter nun aber innerlich gekündigt hat oder eine große Demotivation aufweist, erbringt er möglicherweise nur noch 75 Prozent seiner ursprünglichen Leistung. Dies entspricht umgerechnet 135.000 Euro– die innere Kündigung kostet Sie folglich 45.000 Euro im Jahr.

Krankheitsfälle

Allgemein gilt: Wenn einzelne Teammitglieder oder ganze Abteilungen regelmäßig ausfallen, sollten Sie hellhörig werden. Verschiedene Reports legen dar, dass die Zahl der Krankschreibungen aufgrund psychischer Belastungen immer stärker zunimmt. Dies wirkt sich auch auf die Arbeitsleistung aus. Eine Studie für die Felix-Burda-Stiftung hat unter anderem dargelegt, dass Krankheitsfälle der deutschen Wirtschaft im Jahr rund 225 Milliarden Euro kosten.

Hohe Fluktuationsrate

Keine Herausforderung mehr, kein angenehmes Betriebsklima und der Bonus fällt kleiner aus als erwartet? Kein Problem! In Zeiten des Fachkräftemangels haben Mitarbeiter einen großen Spielraum bei der Jobsuche und zögern daher nicht, bei Unzufriedenheit den Job zu wechseln. Für Unternehmen sieht dies jedoch anders aus: Jede Kündigung kostet das Unternehmen viel Geld. Eine Fluktuationsstudie aus dem Jahr 2016 ermittelte, dass pro ausscheidenden Mitarbeiter etwa 43.000 Euro für das Unternehmen anfallen. Dies entspricht in etwa dem durchschnittlichen Jahresgehalt eines Marketing-Managers.

Administrative Ineffizienzen

Fehlzeiten in Excel-Listen eintragen, AUs überprüfen, Urlaubsanträge bearbeiten- all diese Standardprozesse gehören zu den Aufgaben eines Personalers und gelten als die größten Zeitfresser im HR-Bereich.

Eine Kienbaum-Studie hat vor kurzem herausgefunden, dass Personaler knapp 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Erledigung administrativer Aufgaben verbringen. Bei einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 50.000 Euro verwenden Personaler folglich 19.500 Euro Ihres Gehalts für Verwaltungsaufgaben auf. 

Gibt es die Möglichkeit, an den Kostenfaktoren zu sparen?

Im Allgemeinen gilt, dass die Personaler an zwei wichtigen Schnittpunkten die Möglichkeit haben, nachhaltig Kosten zu sparen:

1.) Administrative Aufgaben vereinfachen
2.) Fluktuationen und innere Kündigungen minimieren

Reduktion von Verwaltungsarbeit durch Softwares und Co.

Leantree

Fakt ist: Personaler können sich nicht der Entwicklung neuer Recruiting-Strategien widmen, wenn sie einen Großteil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben beschäftigt sind.

Doch wie kommt der immens hohe Administrationsaufwand überhaupt erst zustande? Erfahrungsgemäß führen schlechte Dateiablagen, aufwändige Papierarbeit und manuelle Bearbeitungsprozesse dazu, dass sich Verwaltungsaufgaben verzögern. 

Durch Automatisierung der administrativen Vorgänge können bestimmte Prozesse wie Lohnbuchhaltungen und Urlaubsanträge zukünftig effektiver gestaltet werden. Die Nutzung einer speziellen HR Software kann Ihnen einen Großteil Ihrer Arbeit abnehmen und Ihnen somit viel Zeit sparen- und wir wissen ja alle: Zeit ist Geld!

Fluktuation und innere Kündigung reduzieren

Wie bereits oben erwähnt wurde, stellen ausscheidende Mitarbeiter und Demotivation bei der Arbeit zentrale Kostenfaktoren in der HR-Abteilung dar. Um diesen Kosten entgegenzuwirken, ist es wichtig, die Mitarbeiterbindung zu stärken und für ausreichend Motivation zu sorgen.

Doch wie lassen sich Arbeitnehmer am effektivsten ans Unternehmen binden? Für diese Frage gibt es keine Patentlösung. Mitarbeiter verlassen ein Unternehmen aus verschiedenen Gründen: Keine Herausforderungen im Arbeitsalltag, zu hoher Workload, keine Aufstiegsmöglichkeiten sowie die Unzufriedenheit mit dem Betriebsklima stellen nur einige der vielen Möglichkeiten dar, die zu einer Kündigung führen.

Wir empfehlen den Personalern: Um Kündigungen und Unzufriedenheit im Betrieb zu vermeiden, sollte ein gezielter Fokus auf die Mitarbeiterförderung und Führungskräfteentwicklung gelegt werden.

Mangelnde Führungsqualitäten haben Einfluss auf die Mitarbeiterbindung

Führungskräfte tragen maßgeblich zur Stärkung der Mitarbeiterbindung bei. Verschiedene Studien haben ermittelt, dass circa 67 Prozent aller Mitarbeiter jedoch nur gering an ihren Arbeitgeber gebunden sind. Der Hauptgrund hierfür: Mangelnde Führungsqualitäten.

Doch welche Merkmale sollte eine gute Führungskraft aufweisen? Der Engagement Index im Jahr 2014 wies auf entscheidende Charakteristika hin, welche die Qualität einer Führung maßgeblich steigern:

  1. Zuständigkeit
    Eine Führungskraft sollte stets uptodate über die laufenden Projekte Ihrer Mitarbeiter sein und auch in der Lage sein, Verantwortung abzugeben und sich zurückzuhalten.

  2. Zugänglichkeit
    Als gute Führungskraft sollten Sie stets ein offenes Ohr für Ihr Team haben- sowohl bei beruflichen als auch privaten Sorgen.

  3. Zielorientierte Handlung
    Legen Sie den Fokus auf die Stärken Ihrer Mitarbeiter! Gemeinsam können Sie anhand dieser Basis Leistungsziele und neue Herausforderungen für die Arbeit definieren.

Die Berücksichtigung dieser drei Aspekte fördert nachhaltig das Gefühl von Wertschätzung und trägt somit maßgeblich zur Mitarbeiterentwicklung bei. Die Aufgabe der Personalabteilung ist es dabei folglich, bei aufkommender Unzufriedenheit entsprechende Maßnahmen zu ergreifen und Schulungen für angehende Führungskräfte anzubieten.

Machen wir eine Beispielrechnung: Eine Führungskraft ist für ein Team von 15 Mitarbeitern zuständig. Zwei Mitarbeiter verlassen nun das Team aufgrund von Unzufriedenheit im Job. Je nach Position und Branche können die beiden Leerstellen dem Unternehmen schnell mal Kosten in Höhe von 90.000 Euro verschaffen. Wenn die Führungskraft jedoch regelmäßig an Schulungen teilnimmt und somit die Bindung zu allen 15 Mitgliedern stärkt, kostet dies das Unternehmen für die Schulungen lediglich circa 5.000 Euro im Jahr.

Somit gilt: Regelmäßiges Führungskräftecoaching ist weitaus günstiger als eine hohe Fluktuationsrate oder eine Leerstelle im Team!

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Kosten einzelner Recruiting-Maßnahmen

Recruiting Kosten

Allgemein gilt, dass je nach gewählter Recruiting-Maßnahme unterschiedliche Kosten anfallen. Im Folgenden nennen wir Ihnen die gängigsten Recruiting-Möglichkeiten und mit welchen Preisen Sie jeweils zu rechnen haben.

Online Jobbörsen

Eine Online-Stellenanzeige mit einer Schaltungsdauer von 30 Tagen kostet in der Regel, je nach regionaler Größe der Jobbörse, zwischen 700 und 1.300 Euro. Oftmals reicht eine Anzeige jedoch nicht aus, sodass das Inserat auf mehreren Portalen veröffentlicht wird. Dementsprechend sollte ein Unternehmen bei dieser Methode in der Regel einen höheren 4 stelligen Betrag einkalkulieren.

Vorsicht: Bei der Schaltung von Online-Inseraten ist nicht garantiert, dass innerhalb von 30 Tagen der richtige Bewerber die Anzeige gesehen hat und sich erfolgreich bewirbt. Die Unternehmen müssen bei dieser Form jedoch unabhängig von der Anzahl der Interessenten den Betrag für die Anzeigenschaltung zahlen.

Social Recruiting Kosten

Zwar könnte man meinen, dass Active Sourcing und das Posten von Beiträgen auf Social Media an sich kostenfrei sei, denn sie kosten lediglich Arbeitszeit oder es entstehen Kosten für ein Beauftragung eines Recruiters, doch Social Recruiting macht man nicht eben so nebenbei. Social Media-Recruiting braucht Zeit. Zeit für die Planung, die Contenerstellung, Umsetzung und auch für die Kommunikation. Auch Tools, Beratung und Grafiken oder Fotos (Ob gekauft oder selbst geschossen) müssen bezahlt werden. Diese Punkte werden leider häufig vergessen.

Vor allem bei der Schaltung von gesponserten Werbeanzeigen muss jedoch mit unterschiedlich hohen Kosten gerechnet werden. Hierdurch lassen sich die größten Reichweiten erwirken und die besten Bewerber gezielt ansprechen. Es entsteht also eine breite Range bei den Kosten für Social Recruiting, abhängig von der Zielgruppe, von der Nische und vom jeweiligen Kanal. Es empfiehlt sich für die meisten Unternehmen, dass man mehrere Kanäle miteinander kombiniert, um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen.

Einerseits bekommen dadurch mehr Kandidaten etwas von der Jobanzeige mit und andererseits werden die selben Kandidaten über mehrere Kanäle durch das Internet verfolgt. Die Anzeige bleibt im Kopf und eine Bewerbung wird wahrscheinlicher.

Damit Sie dennoch eine grobe Vorstellung von den Kosten machen können, haben wir diese mal exemplarisch für Sie aufgeführt.

  • Facebook ab 750€
    für eine Kampagne über 30 Tage
  • Instagram ab 750€
    für eine Kampagne über 30 Tage
  • Google Display ab 500€
    für eine Kampagne über 30 Tage
  • Google Suchnetzwerk ab 500€
    für eine Kampagne über 30 Tage
  • YouTube ab 500€
    für eine Kampagne über 30 Tage
  • LinkedIn ab 500€
    für eine Kampagne über 30 Tage
  • Xing ab 500€
    für eine Kampagne über 30 Tage

Wenn man also die perfekten Kandidaten finden möchte, ist es langfristig unabdingbar auf Werbeanzeigen zu setzen. Um die Anzeigen erfolgreich zu schalten, muss man jedoch ein gewisses Budget mitbringen. Das Budget sollte idealerweise bei 2000 € pro 30-tägige-Kampagne beginnen, um schnell und nachhaltig Daten zu erheben und Erfolge zu generieren.

Einsatz von Headhunter

Wenn Sie auf der Suche nach neuen Fachkräften sind, kann auch der Einsatz von Headhunter für Sie infrage kommen. In der Regel verlangen professionelle Headhunter ein Honorar von 23 bis 35 Prozent des Bruttojahreseinkommens der Zielposition für die erfolgreiche Vermittlung. Dies ist zwar, je nach Position, eine Menge Geld, jedoch erhalten die Unternehmen hierfür bereits geprüfte und vorselektierte Kandidaten.

Recruiting über Mitarbeiterempfehlungen

Eine kostengünstigere Alternative zu Headhuntern stellt die Mitarbeiterempfehlung dar. So können Sie als HR-Abteilung beispielsweise eine Prämie von 2.000 Euro für eine erfolgreiche Empfehlung auszahlen.

Berücksichtigen Sie Kosten für Personal, Software und Co.

Im Allgemeinen gilt: Neben den direkten Kosten für die ausgewählten Recruiting-Maßnahmen spielen auch weitere indirekte Kostenfaktoren eine Rolle beim Recruiting.

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Definition interne Kosten:

Unter den internen Kosten versteht man all jene Ausgaben, welche bei einem Recruiting Prozess standardmäßig im Unternehmen anfallen. Neben konkreten Kosten werden dabei auch jegliche zeitliche Investitionen mit berücksichtigt. Der Personal- und Arbeitsaufwand wird dabei den Prozesskosten zugeordnet.

Zu den internen Recruiting Kosten gehören beispielsweise:

  • die Erstellung eines Anforderungsprofil für neue Bewerber
  • Entwurf einer Stellenanzeige
  • Durchführung des Personalmarketing
  • Information des Betriebsrates
  • Sichtung der Bewerbungen
  • Durchführung des Auswahlprozess

Generell gilt, dass die internen Ausgaben mit der Komplexität der zu besetzenden Stelle steigen. Je höher die Hierarchieebene der offenen Stelle, desto mehr werden Kollegen aus anderen Fachabteilungen in den Auswahlprozess mit einbezogen.

Auch die Nutzung spezieller Recruiting Tools, Businessprofile und Softwarelizenzen sollten als Kostenfaktor berücksichtigt werden. Wir empfehlen Ihnen, alle direkten und indirekten Ausgaben gemeinsam zu betrachten und auf die jeweilige zu besetzende Stelle zu beziehen. Dieses Verfahren wird auch als “Cost per Hire” bezeichnet.

Als Orientierung: Eine Forsa-Umfrage aus dem Jahr 2018 legte dar, dass 55 Prozent der befragten Arbeitgeber dazu bereit waren, ein maximales Recruiting Budget von 5.000 Euro für die Rekrutierung einer Fachkraft heranzuziehen. 

Bedenken Sie hierbei jedoch: Setzen Sie Ihre Ressourcen für Recruiting und Co. möglichst sinnvoll ein. Die „Cost per Hire“ Ausgaben können zwar zu Beginn sehr hoch erscheinen- relativieren sich jedoch meist sehr schnell, wenn man ihnen die Kosten einer Nichtbesetzung entgegenhält („Cost per Vacancy“).

Fazit: Durch Personalcontrolling Zeit und Geld beim Recruiting sparen

Allgemein gilt: Die genauen Recruiting Kosten variieren je nach Art der getroffenen Recruiting Maßnahmen und der zu besetzenden Stelle. Nichtsdestotrotz kann allgemein gesagt werden, dass die Kosten für die Rekrutierung neuer Kandidaten in allen Branchen mit Fachkräftemangel in den letzten Jahren stetig angestiegen ist.

Durch ein bewusstes Personalcontrolling kann jedoch an Recruiting Kosten gespart werden. Dies geschieht, wenn Sie Ihr Team fördern und motivieren und somit dauerhaft an Ihr Unternehmen binden- auf diese Weise wird die hohe Fluktuationsrate gesenkt und es entstehen keine Cost of vacancy (Kosten einer Nicht-Besetzung).

Recruiting Kosten können auch minimiert werden, wenn die Führungskraft bereits im Vorhinein großen Wert auf einen qualitativen und strukturierten Auswahlprozess legt. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Neueinstellung auch tatsächlich mit dem Team harmoniert und den Aufgaben gewachsen ist.

Auch die Nutzung von Softwareprogrammen und Co. kann nachhaltig dazu beitragen, den zeitlichen Aufwand für administrative Tätigkeiten zu reduzieren, sodass Recruiter mehr Zeit für den Auswahlprozess und die Sichtung von Bewerbern haben. Auf diese Weise können die Kosten pro Mitarbeitersuche langfristig reduziert werden!

Alles in allem gilt: Mitarbeiterbenefits, strukturierte Auswahlprozesse und die Automatisierung von Arbeitsvorgängen tragen zu einer erfolgreichen Mitarbeiterbindung bei und sollten daher in vielerlei Hinsicht als eine wertvolle Ressource für die HR-Abteilung betrachtet werden.

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Autor
Janik Deimann
Janik Deimann ist Geschäftsführer der Social Recruiting Agentur Leantree aus Hamburg. Die Leantree GmbH hilft Unternehmen aus verschiedenen Branchen dabei qualifizierte Mitarbeiter mittels Social Recruiting zu gewinnen. Mit einer eigenen KI-gestützten Recruiting Methode deckt das Unternehmen über 65% der Gesamtbevölkerung in DACH ab.

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