12 Funktionen, auf die Sie bei der CRM Auswahl achten sollten

von | CRM

Der Fachartikel wurde zuletzt aktualisiert am 5. Mai 2021 von Robert Beckmann

Wenn Sie nach einer neuen CRM-Software suchen oder Ihre aktuelle CRM-Lösung aktualisieren möchten, sollten Sie vor dem Kauf auf diese 12 Funktionen achten. CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) können viel mehr als nur Kontakte organisieren und als digitales Rolodex fungieren.

Mit den richtigen Funktionen kann die CRM-Software Ihnen auch dabei helfen, den Umsatz zu steigern, indem Sie Ihre Kunden im Auge behalten – von der Pflege der Leads über den Verkaufsabschluss bis hin zur Kundenbindung. Durch die Automatisierung der Vertriebsmitarbeiter können Sie außerdem jede Menge Zeit und Geld sparen.

Die 12 Funktionen, auf die Sie bei einer CRM-Software achten sollten:

Workflow-Automatisierung

CRM-Software kann Ihnen das Leben erleichtern, indem sie Ihren Arbeitsabläufe automatisiert. Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie benutzerdefinierte Regeln einrichten können und die über eine Automatisierung der Vertriebsmitarbeiter verfügt, die Ihnen und Ihrem Team hilft, produktiver zu sein.

Durch die Verwendung von Regeln können Sie Ihre CRM-Software so einstellen, dass sie automatisch eine bestimmte Aktion auf der Grundlage von Auslösern oder Ereignissen ausführt, wie z. B:

  • Wenn ein potenzieller Kunde ein Kontaktformular auf Ihrer Website ausfüllt, leitet die CRM-Software die Nachricht automatisch an den richtigen Vertriebsmitarbeiter oder die richtige Abteilung weiter.
  • Wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine Nachricht erhält, sendet die CRM-Software automatisch eine voreingestellte Antwort, um die Nachricht zu bestätigen.
  • Wenn ein Lead, ein potenzieller Kunde oder eine Verkaufschance nicht auf Ihre Nachricht oder Ihr Angebot reagiert, sendet die CRM-Software nach einer festgelegten Zeitspanne, z. B. 48 Stunden oder zwei Werktage, automatisch eine Follow-up-Nachricht.
  • Wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Kontakt anruft oder eine Nachricht an ihn sendet, protokolliert die CRM-Software automatisch die Stunden und behält den Überblick über die gesamte Kommunikation.
  • Wenn Vertriebsmitarbeiter Aufgaben erledigen, meldet die CRM-Software diese automatisch an Vorgesetzte und das obere Management, um Leistungsberichte zu erhalten.

Funktionen zur Workflow-Automatisierung können auch mühsame Vertriebsaufgaben wie die Auftragsbearbeitung, die Auftragsverfolgung und die Bestandskontrolle vereinfachen und erleichtern.

Anpassungen

Kein Unternehmen ist wie das andere, daher kann die beste CRM-Software auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen. Bei einigen CRM-Lösungen können Sie wählen, welche Funktionen in Ihrem Paket enthalten werden sollen, und bei anderen können Sie grundlegende Bereiche anpassen, z. B. Kontaktfelder hinzufügen, auswählen, welche Daten auf Ihrem Dashboard angezeigt werden sollen und benutzerdefinierte Berichte erstellen. Sie können die Software auch mit Erweiterungen, Plugins und anderen Add-Ons anpassen, um die Möglichkeiten Ihrer Software zu erweitern.

Wenn Sie noch mehr Anpassungen benötigen, um die Software wirklich auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden, bieten viele CRM-Softwareanbieter erweiterte Optionen mithilfe von APIs an. Dies gibt Entwicklern Zugriff auf alle technischen Spezifikationen und Codierungen für die vollständige Anpassung Ihrer Software. Die API ermöglicht es Ihnen außerdem, die Software in bestehende Geschäftslösungen zu integrieren, die Ihr Unternehmen verwendet, um Prozesse zu optimieren.

Integration von Drittanbietern

Die Verbindung Ihrer CRM-Software mit anderen Lösungen, die Sie bereits nutzen, kann Ihnen eine Menge Zeit und Geld sparen. Die meisten CRM-Programme bieten Software-Integrationen von Drittanbietern an. Entscheidend ist, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die mit der von Ihnen verwendeten Software kompatibel und einfach zu implementieren ist. Die beliebte CRM-Software Salesforce hat beispielsweise einen eigenen Marktplatz namens AppExchange, auf dem Benutzer Salesforce ganz einfach mit Lösungen wie der Buchhaltungssoftware QuickBooks, der E-Mail-Marketing-Software Mailchimp und elektronischen Signaturen von DocuSign verbinden können.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie mit den richtigen Integrationen von Drittanbietern tun können, um Ihnen das Leben einfacher zu machen:

  • Führen Sie die CRM-Software direkt aus Outlook, Google Mail oder anderen E-Mail-Clients aus, damit Sie nicht ständig zwischen Apps wechseln müssen.
  • Synchronisieren Sie automatisch Verkaufs- und Bestellinformationen mit Ihrem POS-System und Ihrer Buchhaltungssoftware, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden.
  • Erstellen Sie automatisch E-Mail-Listen und starten Sie E-Mail-Marketing-Kampagnen entweder aus Ihrer E-Mail-Marketing-Software oder aus Ihrer CRM-Software, damit Sie nicht beide öffnen müssen.
  • Sichern und synchronisieren Sie Daten mit Dropbox, Box.com und anderen beliebten Cloud-Backup-Speicherdiensten.

Abhängig von Ihrer Software können einige Integrationen eine IT-Administration erfordern.

Kundenbetreuung

CRM-Software kann Ihnen helfen, Kunden zu gewinnen und zu binden, indem Sie einen hervorragenden Kundenservice bieten. Achten Sie auf die folgenden Funktionen, die es Ihren Vertriebsmitarbeitern und Ihrem Kundensupport-Team ermöglichen, ihr Bestes zu geben:

  • Gibt Ihnen eine umfassende 360-Grad-Sicht auf Kunden, die vom ersten Kontakt an alles zeigt, was es über einen Kunden zu wissen gibt.
  • Verfolgt automatisch alle Punkte der Kommunikation, von der Lead-Akquise bis zu abgeschlossenen Verkäufen und Verkaufshistorien.
  • Protokolliert alle Vorfälle, Website-Besuche, Kaufhistorien und andere Aktivitäten für zukünftige Referenzen, und um alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand zu halten.
  • Verwendet die Vornamen der Kunden, um die gesamte Korrespondenz zu personalisieren.
  • Verfügt über eindeutige Referenznummern für jedes Konto, jeden Kunden und jedes Hilfeproblem.
  • Schickt Kunden automatisch Bestätigungen für ihre Anfragen und Nachrichten, damit sie sich nicht ignoriert fühlen.
  • Unterstützt vorgefertigte E-Mail-Vorlagen und Anrufskripte, die die häufigsten Fragen beantworten.

Einige CRM-Lösungen können dies sogar noch einfacher machen, indem sie Apps von Drittanbietern integrieren, wie z. B. die Support-Plattform Desk.com, Feedback-Formulare von SurveyMonkey und das Business-Telefonsystem RingCentral.

Mitarbeiter-Tracking

CRM-Software ist eine großartige Möglichkeit, die Aktivitäten und Leistungen der Mitarbeiter zu verfolgen. Wählen Sie eine Software, die den Mitarbeitern eigene Konten zur Verfügung stellt, in denen sie ihre Stunden, Aufgaben, Meetings, Verkaufszahlen, Ziele und andere Punkte individuell verfolgen können. Die Software sollte auch Vorgesetzten und dem oberen Management Zugriff zu Dashboards gewähren, die es ihnen ermöglichen, individuelle Mitarbeiterziele, erledigte Aufgaben und andere Produktivitätsmetriken einzusehen. Dies kann Managern dabei helfen, Leistungsbeurteilungen für Mitarbeiter zu schreiben, Anreize zu schaffen, starke Mitarbeiter zu belohnen und diejenigen zu identifizieren, die Probleme haben, und Verbesserungsbereiche anzugehen.

Soziale Medien

Ein CRM mit integrierten Funktionen zur Überwachung sozialer Medien kann Ihrem Marketingteam Zeit sparen, da es nicht die Plattform wechseln muss, um die wichtige Aufgabe der Überwachung der sozialen Medien Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Salesforce verfügt beispielsweise über Tools, mit denen Sie diese Aufgaben in den sozialen Medien erledigen können:

  • Informieren Sie sich durch Social Listening darüber, was Menschen über Ihre Marke sagen.
  • Gewinnen Sie einen Einblick in die Anzahl der Social Media-Aktionen, die Ihre Marke erhält, wie z. B. Kommentare, Freigaben und Erwähnungen.
  • Überprüfen Sie jeden Social-Media-Kanal (Facebook, Twitter, Instagram, etc.), um Ihre Social-Media-Strategie entsprechend anzupassen..
  • Erhalten Sie einen Einblick, wer Ihre Kunden sind.
  • Identifizieren und nutzen Sie https://www.businessnewsdaily.com.
  • Verwalten Sie die täglichen Aufgaben des Postings auf Ihren Social-Media-Konten.

Lead Management

Mithilfe einer Lead-Management-Funktion können Sie Ihre Leads und die Maßnahmen identifizieren, die sie während des Verkaufszyklus ergriffen haben. Durch den Lead-Management-Prozess können Sie Ihre Leads bewerten und bei Bedarf an ein anderes Mitglied Ihres Teams weiterleiten, um ausgewählte Leads in Kunden zu verwandeln.

Manchmal sitzen tote Leads wochen- oder monatelang in einem CRM. Ein intelligenter Vertriebsleiter behält den Überblick über Leads und verteilt ruhig oder scheinbar tote Leads an verschiedene Mitglieder seines Teams zur erneuten Kontaktaufnahme.

Daten in Echtzeit

Ab 2017 wurden Echtzeitdaten laut CMSWire zum Haupttreiber für CRM-Systeme. Wie im Artikel erwähnt, können CRMs Echtzeitdaten von Geräten, Anwendungen und sogar Appliances abrufen.

Dies sind nur einige der Vorteile des Abrufs von Echtzeitdaten:

  • Es hilft Ihnen, fundiertere Marketingentscheidungen über den Angebotspreis und die Platzierung von Online-Werbung zu treffen.
  • Sie erhalten sofort eine Momentaufnahme der Marktnachfrage, sodass Sie Ihren Marketingplan entsprechend aktualisieren können, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
  • Sie können ermitteln, welche Ihrer Produkte und Dienstleistungen die meisten Einnahmen erzielen und welche die geringsten Einnahmen erzielen und möglicherweise eine Steigerung der Exposition erfordern.

Analyse-Möglichkeiten

CRM-Analysen, auch Kundenanalysen genannt, bieten Einblick in Kundendaten. Diese Daten sind wichtig, da sie Ihnen helfen können, bessere Entscheidungen über die Arten von Produkten, Dienstleistungen, Marketing und die gesamte Kommunikation zu treffen, die Sie an Ihre Kunden verteilen.

  • Kundensegmentierung, die einfach zu lesen und zu verstehen ist
  • Klare Gewinn- und Verlustdaten, die Ihnen helfen, Ihren ROI zu bestimmen
  • Informative Webanalysen, die die Nutzung und das Verhalten von Kundenwebsites veranschaulichen

Reporting

Die Berichterstellung ist die Funktion, die die Ergebnisse Ihrer Vertriebs- und Marketingbemühungen zusammenführt. Sie ist Standard bei allen von uns untersuchten CRMs. Je mehr dieser Berichtstypen Sie verwenden können, desto besser:

  • Die Anzahl der Leads, die während eines bestimmten Zeitraums eingehen
  • Die Anzahl der Verkäufe, die während eines bestimmten Zeitraums generiert wurden.
  • Welche Ihrer Vertriebsmitarbeiter haben welche Leads geschlossen und wie viele haben sie in einem bestimmten Zeitraum geschlossen?
  • Die Anzahl der ausgehenden Anrufe
  • Die Effektivität Ihrer E-Mails
  • Die Phase, in der Ihre Leads konvertiert wurden, hilft Ihnen dabei, Möglichkeiten zu identifizieren, um Leads in kürzerer Zeit zu schließen.

Umsatzprognose

Ein CRM mit dieser Funktion prognostiziert Ihre zukünftigen Verkäufe basierend auf Daten aus Ihrer aktuellen Pipeline. Möglicherweise müssen Sie Ihren Marketingplan basierend auf der Umsatzprognose ändern. Wenn Sie beispielsweise dachten, Ihr Spielwarengeschäft würde zu Weihnachten viele Mädchenpuppen verkaufen, aber durch Verkaufsprognosen erfahren, dass Bausteine ​​beliebter sind, können Sie Ihre Kampagnen entsprechend gestalten. Umsatzprognosen können auch Marktveränderungen antizipieren, um Ihre Geschäftsrisiken zu mindern.

E-Mail

Das Verfolgen von E-Mails über einen herkömmlichen Posteingang kann überwältigend und verwirrend sein. Lifewire stellte fest, dass der durchschnittliche Büroangestellte im Jahr 2015 121 E-Mails erhielt. Es ist wichtig, dass jede einzelne Verkaufs-E-Mail rechtzeitig empfangen und bearbeitet wird, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Umsatz generiert wird.

Eine E-Mail-Funktion in einem CRM hilft Ihren Vertriebsmitarbeitern, organisiert und produktiv zu bleiben. Sie können ihre Kalender integrieren, um Termine zu planen und Interessenten und Kunden entsprechend anzusprechen. Eine weitere großartige E-Mail-Funktion ist die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen automatisch abzurufen, damit die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Erstellung von E-Mail-Inhalten verbringen. Mit dieser Funktion können Sie mehrere E-Mail-Vorlagen erstellen, z. B.:

  • Grundlegende Informationen zum Unternehmen, gegliedert nach Branchen
  • Wiedervorlage nach einem Telefonat
  • Wiedervorlage nach dem Versand einer E-Mail
  • Follow-up nach einem Angebot, auf das der Mitarbeiter auf den Kunden wartet

CRM-Software kann ein nützliches Werkzeug für Unternehmen jeder Größe sein. Es ist jedoch wichtig, eine wirklich effektive Plattform auszuwählen, die sich Ihren Anforderungen anpassen lässt. Wenn Sie vor dem Kauf in der CRM-Software nach diesen 12 Funktionen suchen, können Sie nichts falsch machen.

Fynn Weber

Fynn Weber

Software Experte bei der Leantree GmbH

Fynn Weber ist als Software Experte bei der Leantree GmbH tätig. Als „digital Native“ hat Herr Weber trotz seines jungen Alters ein sehr gutes Verständnis für Betriebs-Software.

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